電子印鑑・電子署名の準備が本格化
先週『ありコレ！』でお届けした「進んでる？電子印鑑導入準備」でもご紹介したとおり、いま全国の企業では電子印鑑や電子署名の準備が本格化しはじめています。
この記事では「電子印鑑」に求められる機能や、運用のために整えるべき環境についてご紹介しました。今回はその続きになります。
今後、企業にとって電子印鑑や電子署名＝電子契約の導入、ひいてはそれらを運用するために必要となる電子書類の主流化は、もはや既定路線であると言って良いでしょう。
そして、これらの電子書類を保管・運用するためのプラットフォームとしてのクラウド・ストレージの運用も、もはや必至と考えられます。
では、実際に企業がこれらの導入を検討した場合、どのような組み合わせを選べばよいのでしょうか。
クラウドストレージはbox一択
かねてよりジーベックが繰り返しご紹介しているとおり、選ぶなら「box」一択です。
クラウド型ストレージサービスとしては、日本だとDropboxなどが有名です。でも、ここで考えるべきは「安全性」と「無駄の無さ」です。
米・英両政府が認めた安全性
電子書類が導入されると、すべての文書がデータ化されるわけですから、電子的セキュリティが必要になります。
では、企業はどのようなセキュリティを構築すべきか。
最も簡単な方法は、高度なセキュリティを持ったクラウド・ストレージを利用する方法です。クラウドはもともと高度なセキュリティを備えているものがほとんど。そのなかでもおすすめなのが「box」です。
「box」はその安全性の高さから、アメリカ・イギリス両政府が公式プラットフォームとして採用しているほど。「誰がどのデータにアクセスできるか」といったアクセス権の設定や、格納されたデータに「誰がいつアクセスし、使用したか」といったアクセスログ保存する機能など、アクセス管理機能が充実しています。また、外部からの不正アクセスについても非常に高度なセキュリティを擁しており、基本的には「box」を運用することで企業の秘密保持に求められセキュリティは担保できると考えて良いのです。
「box」でサービスを結ぶ「エコシステム連携」
もうひとつ、「box」を選ぶべき理由が「エコシステム連携」です。
「エコシステム連携」とは、「box」というプラットフォームを介して、さまざまなシステムやサービスを利用することができる仕組みのこと。今回テーマとなっている「電子印鑑」や「電子署名」のサービスだけでなく、不動産管理や給与計算など皆さんの業務に必要になるさまざまなサービスが用意されています。こうしたサービスの中から必要なものを無駄なく選択。「box」のプレビュー画面などを利用して、「box」のインターフェイス上でサービスを利用することができるのです。
「box＋エコシステム連携」で出社不要も実現可能
「box」のセキュリティ性とデバイスフリーの共有性能。そして「box」を通してどこからでも利用できる「エコシステム連携」。これらが揃えば、社外からでも決済作業が簡単に実現できます。新型コロナウイルス感染症が第３波に入ったとの見方も強まっており、ふたたび出社自粛などの措置を求められる可能性もあります。そうなると再びリモートでの勤務が必要になります。第一波の際に、総務部門・法務部門の方々が決済作業のために出社しなければならないという話題がメディアを賑わせました。「box＋エコシステム連携」があれば、どこからでも決済印押印が可能。感染リスクを負いながら出社する必要はなくなります。
では、どのサービスを選ぶべきか
「box＋エコシステム連携」で導入できる電子契約サービスを検討する際に、必ずと行ってよいほど候補に上がる人気のサービスが4つあります。
今回はこの4種類について検討してみます。
■人気の電子契約サービス
◆Adobe Sign（Adobe）
◆パソコン決済Cloud（シャチハタ）
◆CLOUD SIGN（弁護士ドットコム）
◆Docusign（ドキュサイン）
Adobe Sign
Adobe Sign（アドビ・サイン）
PDFを扱うためのアプリ「Adobe Acrobat DC」やデザインソフト「Illustrator」などでおなじみのAdobe（アドビ）社が提供する電子契約サービス。基本的には「Adobe Acrobat DC」のなかの1ツールとして利用します。
スマホ版「Acrobat Reader」があれば印影をスマホで撮影してアップロードするだけで電子印鑑化が可能です。
「Adobe Sign」をはじめ、PDFを扱う「Acrobat」シリーズは、どれも商品名が似ていて使い方や料金がわかりにくいという声も多く聞かれます。でもイメージを掴んでしまえば「なるほどね」と、すぐに理解可能です。
大筋の使用手順は、まず「Acrobat Reader」などで電子印鑑や署名を作成・登録。
PDF書類を「Acrobat Reader」や「DC」で開いて、登録済み印影や署名を電子書類に貼付する……といったイメージです。
費用は初期費用等一切なし。「Adobe CC」契約者ならいつでも利用可能です。単体で契約する場合は月額3,882円（小規模企業版）から。印影を作るだけなら「Reader」だけで良いので無料でOK。他のアプリを使うことがある広告会社やデザイン会社なら間違いなくメリットがあるでしょう。また、デザインソフトは使わない企業でも、PDFの閲覧・作成でAcrobatシリーズをお使いの企業も多いはず。触りなれたインターフェースで電子印鑑や電子署名を運用する安心感は大きなメリットと言えるでしょう。
パソコン決済Cloud
パソコン決済Cloud
日本の印鑑業界を牽引するフラッグ企業「シャチハタ」が運営する電子印鑑サービスです。基本的には「電子印鑑」に特化したサービスです。正直、日本人にとって「サイン（電子署名）」で決済をする、というシーンはまだ少ないと思われます。そうしたなか、電子印鑑に特化したのはある意味「さすが」の戦略と言えるでしょう。
この割り切ったスタイルは、「電子契約＝電子署名＋電子印鑑（署名か印鑑いずれかにタイムスタンプ）」という“新たな文化”に飛び込むのではなく、「パソコンで捺印する」という素直な“切り替え”で済むため、精神的導入障壁が低くて済むのもメリットです。
費用は1印影あたり月額100円。非常に使いやすく、コストも抑えられて便利です。
CLOUD SIGN
CLOUD SIGN（クラウドサイン）
「CLOUD SIGN」は弁護士ドットコムが運営する電子契約サービス。「日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービス」というキャッチコピーが、まさに価値そのものと言えるでしょう。日本シェアNo.1という触れ込みも納得です。
弁護士監修。契約は法律のもとに行われるものですから、この安心感はやはり別格といえます。
もちろん印影を登録し、サービス上で押印することも可能です。しかしながら「CLOUD SIGN」では法的な解釈をもとに構築されたサービスです。このため、サービス上の押印は「一般的な商慣習にあわせた擬似的なものですので、証拠力と直接的な関係はありません」と断言。「電子印鑑」もビジネス商材となり得るにも関わらず、ここまでスパッと断言してしまうのは、さすが弁護士監修といったところです。
コストは月額10,000円から。相手先等への署名依頼などを送信するために課金される仕組みです。
中身や印鑑に対する姿勢を見ると、一瞬「本当にいいのか？」と思ってしまいますが、それでも国内シェアNo.1を取れてしまうのは、やはり「弁護士」効果かもしれません。
DocuSign
DocuSign（ドキュサイン）
「CLOUD SIGN」が国内シェアNo.1なら、「Docusign」は世界シェアNo.1の呼び声が高いサービス。導入企業50万社。個人なら署名ユーザ数万人がこのサービスを選択しています。
「DocuSign」は日本国内法だけでなく、アメリカの電子署名法（ESIGN）および、アメリカの統一電子取引法（UEAT）、EUの「eIDAS」規則などにも対応。また43言語での署名および13言語での送信が可能であるなど、国際的な取引にも十分な機能が提供されています。
ここで誤解してはならないのが「DocuSign」が欧米・国際ビジネスをターゲットにしているのではないか、という印象について。「DocuSing」のサイトなどを見ていると、一瞬「日本向きじゃないなぁ」という印象を抱きそうになるのです。
でも、それは大きな間違いです。
「DocuSign」は日本国内のビジネスにも十分な効果を発揮する電子契約システムであり、その安定性やセキュリティの堅牢さは日本でも安心の礎と言えるでしょう。
また、「DocuSign」で特筆すべきは、このサービスが「電子署名」に特化したものではないということ。たとえば「契約ライフサイクルマネジメント」や「文書の準備、レビュー、承認」といった契約関連の必要フローを効率化する機能が豊富なのです。つまり「DocuSign」は単純な電子署名サービスではなく「契約書マネジサービス」として見るべき、ということなのです。
日本のビジネスにおいてもこの考え方や機能は大きな効果を生むに違いありません。
ジーベックがおすすめするのは「DocSsign」
ジーベックは国際訴訟支援に関するサービスを提供する事業も行う企業。そうした法務関連企業として、これからの日本を見た際に、ご提案していきたいと考えられるサービスは「DocuSign」だと考えています。
誤解がないように明記しますが、他の3サービスがダメという意味ではありません。実際に、本記事はそれぞれのサービスで実際にトライアルを行い書いています。実際に触れた感想は「どれでも行ける」なのです。いずれのサービスもジーベックでご案内できるのですが、今回実際にトライアルを行い、これまで以上に自信をもって皆さんにご提案できると確信したくらいです。
そんななか、あえて選ぼうとするなら「DocuSign」なのです。
その理由は、やはり世界で最も利用されている電子契約サービスであるということです。
日本のビジネスの中心は、まだ日本です。
しかしながら、インターネットがこれだけ発達した以上、外国はもはや遠くの市場ではなくなります。現に、多くの日本企業が中国の「独身の日」セールに参入しています。そして、こうした動きは今後ますます加速していくでしょう。
そうした際に必要となるのが、国際的にも通用する契約プラットフォームです。
契約書の中身、契約運用、そして万が一の訴訟に備えての証拠力。
こうした備えを行っていくなら、やはり「DocuSign」の強さは目を引いてくるのです。
国際市場が日本に近づいてくる以上、日本国内のビジネス環境も世界に準ずるものへと進化していく可能性があります。こうした未来への対応力を考えるなら「DocuSign」……というわけです。
もちろん、サービスを選ぶ際には、皆さんの会社の事業規模や人数、フロー習熟の手間や可否など、さまざまな検討ポイントが浮上します。今回は堅牢さや今後の日本の市場推移を加味して判断していますが、そこに皆さん個々の条件を加味して、皆さんに最適なサービスを選んでいただければと思います。
ジーベックなら「box」とセットで提供可能
これまでお話してきたとおり、今回は「box」の運用を前提とした電子契約サービスについて検討してみました。
今日ご紹介した4サービスは、国内では常に高水準のシェアを誇る優秀なサービスです。どれを選んでも、間違いはありません。
あとは皆さんの会社の事業規模と使用方法、対応すべき法的水準をどう考えるか（ただ印影があればいいか、それとも法的証拠力をもたせるかなど）で判断すれば良いでしょう。
これらのサービスを運用するための土台となっているのが「box」です。
ジーベックは「box」の正規Authorized Partner。「box」の企業契約はもちろん、その他のエコシステムについてもご紹介可能です。
もし、皆さんの会社が「電子印鑑」や「電子署名」など、「電子契約」導入でお悩みなら、ぜひ一度ジーベックにご相談ください。「自分たちの個々の条件を加味したら、どれが最適変わらなくなった」という場合も、ぜひご相談ください。多くの企業様に「box」をご提案してきた見地から、皆さんに最適な体制とサービスを客観的にご提案させていただきます。
