電子印鑑への移行が本格化
河野太郎行政改革担当大臣が「脱はんこ」を押し出し、行政手続きで求められる押印のほとんどを廃止できる見込みだと発表しました。
「脱はんこ」。
この動きは大きな波となってビジネス業界にも波及。
見積はどうする。契約書はどうすればいい。履歴書は？ 社内文書は？ 対応しなければ時代遅れと言われるのではないか……など。企業はさまざまな点で否応なしに対応を求められる事になりそうです。
ここで注目を集めているのが「電子印鑑」です。電子印鑑ならPDFなどの電子書類に押印することができ、ペーパーレスが実現できるだけでなく、場所に関係なく押印できるのでテレワークなどでも便利に使えそうです。
さらに、10月に行われた「電子帳簿保存法改正」により、帳簿や契約書の電子化に対するハードルが大幅に引き下げられました。こうした動きを見ると、「脱はんこ」と「脱紙文書」への潮流は今後も強さをまして行きそうです。
「電子帳簿保存法改正」についてはこちらの記事もご参照ください。
電子印鑑の種類
じゃあ、さっそく「電子印鑑」を準備しようとなった場合、皆さんはどうやって「電子印鑑」を手に入れますか？
まず知らなければならないことは「電子印鑑」にはどのような種類があるか、ということです。
そう。
「電子印鑑」ってみんな同じではないのです。
種類１／印影を電子画像化しただけのもの
いまお使いの印鑑を紙にポンと押して、スキャン。周りの紙部分を切り抜いて、印影だけの画像を作る。それでおしまいです。
実は、これでも「電子印鑑」として扱われます。
たんなるスキャン画像ですから、セキュリティ性は皆無。画像の複製や改ざんはもちろん、法的な争いになった際には、その正当性を示すことは難しいと言わざるを得ません。
したがってこうした画像のみの電子印鑑は企業活動にはまったくおすすめ出来ません。
種類2／印影電子画像に使用者や日付などのデータを加えたもの
印鑑で重要なのは「誰が、いつ捺印したか」です。これは現実の印鑑でも重要になるもので、契約書などでは記載された日時が押印日と認識されます。
「電子印鑑」でもこうした機能が求められることは当たり前です。
そこで付与された機能が「タイムスタンプ機能」です。
この機能は印影画像に使用者情報（個人ID情報）や捺印日時などのデータを加えた電子印鑑です。こうした機能が備わることで、文書への捺印責任の所在や偽造・改ざん防止、万が一の際の追跡などがしやすくなります。こうした機能が備わっていれば、企業が運用するツールとしてとりあえず安心できるのではないでしょうか。
このように「電子印鑑」にはおおよそ２種類が存在し、単なるスキャン画像のほうはまさに「見た目だけ」であることを認識する必要があるのです。
現在の国内企業では、こうした「電子印鑑」の違いがまだ十分に浸透していない状況です。このため「電子印鑑＝印影スキャン画像」と考えている方も少なくありません。
しかし、このような認識で企業活動の押印を行うことは、かなりのリスクを伴うと言わざるを得ないでしょう。
企業活動における「電子印鑑」運用準備
では、ここで企業が「電子印鑑」を導入する際に担保すべき機能とはどのようなものか、改めて整理しましょう。
単に書類や文書の正当性を証明するだけなら、さき程述べた「タイムスタンプ機能」だけで十分ですが、実際に「企業」という環境で使うには物足りません。
「企業」という環境では、多くの社員が業務に臨んでいます。そして、数多くの文書を取り扱っています。つまり、こうしたスタッフが安定的に「運用」するための機能が必要なのです。
まず、考えやすいように、電子印鑑を使うシーンを想定してみましょう。
簡単なところで「見積もり申請フロー」で考えてみましょう。
ある社員が見積もりを作成し、上席者に金額承認印をもらうシーンです。
アカウント管理機能
まず、見積を作った社員が、自分の電子印鑑で捺印する必要があります。見積といえば営業部全員が行う作業。全員分のアカウントが必要です。また、新入社員の登録や、退職者の削除機能も必要になります。
共有ストレージ
社員が捺印したら、上席者に承認印をもらうため、文書ファイルを共有領域に保存しなければなりません。現在では共有といえばクラウドストレージ。安全かつ安定的にファイルを共有できる容量と安定性、そして企業情報を守るための安全性を備えたストレージが必要です。
捺印依頼
捺印済みファイルを保存したら、上席者に「承認お願いします」という依頼をしなければなりません。
グループウェアのチャット機能やメールでも構いませんが、テレワークが多くなっている現状を考えるなら、なにか特定の方法論をルール化することが求められます。
現在提供されている電子印鑑サービスでは、捺印だけでなく承認依頼を送ることができるサービスも存在します。
お客様への提供機能
見積をお客様に送る際、どんな方法で提供しますか？ メール添付が多いかもしれませんが、zip圧縮してあとからパスワードを送付……という形が多いかもしれませんが、実は、まったく意味がありません。外国でこれをやると、「お前のところの会社は大丈夫か？」と首を捻られることになります。
（試しに「zip パスワード 無意味」などで検索してみると関連記事がたくさん見つかるはずです）。
では、現在のWeb環境で安全にファイルを提供する方法はなにかといえば……それは「クラウドストレージサービスを利用する」という方法です。クラウド内に共有エリアをつくり、そこに相手を招待する方法ですね。IT業界などはこうした方法に移行する企業が増加しています。
企業が電子印鑑に移行すると、すべてのファイルを電子的に提供・収受する方向に進みます。
そうなると、このような「新しい提供方法」が必要になります。この点についても検討を行うべきでしょう。
最強は「boxと電子印鑑」
では、ジーベックがご提案する「最強」の「電子印鑑」運用環境はどのようなものか。
結論からいうと、「box」とそのエコシステムを利用するのが一番です。
「box」はいわずもがな。アメリカやイギリス政府が認めた高セキュリティが担保されたクラウド・ソリューション。社内・社外を問わず、安全にファイルを共有したり、提供することが出来ます。
さき程長々と述べた「お客様への提供方法」もおまかせ。box内のフォルダの共有パスを相手におｋればいいのです。そして、期間が過ぎたらその共有事態を切ればOK。誤送信に気づいたときも、「やべっ」と思う前にリンクを切ってしまえばよいのですからダメージは最小限に留められる可能性が高まります。
そして、「box」には提携企業のサービスを「box」で運用するための連携機能が備わっているのです。こうした連携システムを、「エコ連携システム」と呼んでいます。
ここまで話せば、もうおわかりですね。「エコ連携システム」には「電子印鑑サービス」も多数存在しているのです。提供するのは、電子証明の最大手「ドキュサイン」や日本の印鑑業界の旗手「シャチハタ」など多数。こうした信頼できる企業が提供するサービスとファイルを結ぶプラットフォームとして最適なのが「box」なのです。
ジーベックはこの「最強タッグ」をぜひおすすめしたいと思います。
「電子署名」も「box」もジーベックにおまかせ
これまで『ありコレ！』でもご紹介してきたとおり、ジーベックは「box」の正規Authorized Partner。多くの企業様に「box」を提案してきた経験を持っています。
いま、多くの企業様が「文書の電子化」や「共有」、そして「電子印鑑」で悩んでおられます。
私たちジーベックは、こうした皆さまの課題をまるごと解決する方法として、今回ご紹介した「最強タッグ」をご提案しています。
もちろん、「box」とエコ連携システムは「電子印鑑」に特化したものではなく、皆さんの業務作業を大幅に簡便化してくれるシステムがたくさん提供されています。
「電子印鑑」はもちろん、皆さんの「電子化」や日々の業務効率化を実現するための最適解が「box」だと言えるのです。
もし、皆さんが「電子印鑑」をきっかけに、「電子化」をはじめとする様々な課題を解決していこうと考えるなら、ぜひ一度ジーベックにお問い合わせください。
