自社スタッフでスキャニング可能?
既存の紙文書=ドキュメントを電子化することについて、法的にも技術的に問題がないことがわかりました。
でも、法的根拠に適合するような電子書類を整えるには、担当者の勉強や電子署名用のソフトなどの導入など「電子化実施環境の整備」が必須になります。
この時点で自社スタッフによる作業はほぼ無理と考えるのが妥当だと思われますが、さらにもうひとつ大きな壁が立ちはだかります。
それは、電子化作業を行う「手間」の問題です。
「電子化=スキャニング」と安易に捉えてしまうと「コピー作業と同じく程度の労力」と考えがちなのですが、これが大きな間違いなのです。
企業における紙文書の電子化を行う場合は、すさまじい労力が必要になるのです。
ただのスキャニングではない「文書電子化」の作業
では、簡単に「文書電子化」の作業を整理してみましょう。
ここでは一般的な「契約書」の電子化を例に考えてみます。
契約書などは改ざん防止の観点から複数ページで構成され、製本されているものです。企業に存在する文書はこうした綴り状態になっているものがほとんどです。まずはこの製本状態の文書をどう扱うべきか検討しなければなりません。
これらの表紙・裏表紙をスキャニングし、次に製本を解体して一枚ずつスキャニング。スキャニングしたデータは製本されていたページ順通りにファイルを結合し、タイムスタンプなどを付与していかなければなりません。さらに、スキャニングしたあとの原本は、漏えいを防ぐため完全に消滅処理しなければなりません。
これを蓄積された文書すべてに行っていくわけですから、膨大な労力が必要になるわけです。
こうした労力を自社スタッフで賄おうとするなら、おそらく本業が疎かになってしまうことでしょう。
重要文書の電子化、誰に依頼すべき?
自社では対応できないとすると、やはりどこかに委託する以外にありません。
「スキャニング 書類」などで検索を行うと、様々なスキャニングサービスが表示されます。
しかし、裁判の証拠として有用な電子化は一般のスキャニングとはまったく異なるもの。通常のスキャニングモラルでは対応が難しいことを理解しておかなければなりません。実は、この違いを経験値として把握しているスキャニングサービスは思いの外少ないため、交渉の際にしっかりと話し合いを行わなければならないのです。
ジーベックのドキュメント電子化サービス
私たちジーベック株式会社は、皆さんの企業課題解決のためのソリューションをご提供する企業です。文書(=ドキュメント)電子化はその中核事業のひとつ。図面や契約書といったドキュメントを適正な形で電子化する専門業者です。
ジーベックがご提供する「ドキュメントソリューション」は、こうした企業の皆さんに最適な形でのドキュメント電子化をご提供するために誕生したソリューションです。
たとえば膨大な量の文書を電子化する案件や、製本された契約書など法的真正性が問われる文書の電子化など。また、皆さんの職場から文書を持ち出すことができない案件など。文書電子化の様々なご要望にお応えしてきました。
以下のような点が気になったら、ぜひジーベックにご相談ください。
こんな点が気になったらジーベックにご相談ください
- 契約書などの書類が社屋の一部を占領している
- 家賃などの固定コスト削減をしたい
- 文書の電子化を検討しているが、どんな留意点があるか分からない
- 文書の電子化を検討しているが、どこに相談したら良いかわからない
- 社外持ち出し禁止の文書を電子化したい
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