社内に山積みの紙文書、もうお手上げ？
さて、前回の記事（アフターコロナを視野に！ 加速するペーパーレス環境）でもお話ししてきたとおり、これからのビジネスシーンではWebを活用したテレワークが「当たり前の環境」になりそうです。
テレワークは社外にいながら、いつもと同じ仕事ができなければなりません。
こうした環境を整えるため、企業にはいくつかの準備が求められます。
ひとつは「決済機能の電子化」。稟議・決済に関するフローをネットワーク上で行えるようにすることです。
まあ、これは様々なサービスが提供されていますので、その中から最適なサービスを選べばOK。準備はそれほど難しくはありません。
それよりも大変なのが「社内文書の電子化」です。
さて、ここで皆さんの会社の中にある「社内文書」を思い出してみてください。
契約書や仕様書、取引伝票、そしてその他のさまざまな書類、どうなっていますか？
使用率が高い契約書などはスチールラックにずらりと並べるなど、取り出しやすい形になっているかもしれません。
でも、こうした書類は使用頻度が高いために、社外に持ち出すことができません。
また、書類は日々増え続けるものであり、事業によっては保存義務を有する書類が増えることもあります。そうした場合、書類はダンボールに詰められて、倉庫や「書類部屋」のような部屋に蓄積されることになります。そうした場所ができると、どんなものでもそこに押し込みたくなるもの。結果、その場所には雑多な文書が貯まりに貯まり、地層のように積み重なることになります。こうなってしまったら、ほとんどの企業ではもうお手上げ。独力での解決は困難と言わざるを得ません。
具体的課題
社内にある紙文書の電子化を阻む課題。これらを解決するためには、その一つずつを明らかにして行かなければなりません。
社内の紙文書の電子化を阻む課題は大きく2つに分類されます。「人的課題」と「分類的課題」です。「人的課題」は文字通り、紙文書と人材の間で生じる課題。そして「分類的課題」は紙文書の種類や整理に関する課題です。
このほか、運用に関する「運用的課題」として、電子化する際の命名規則やプラットフォームに関する選定といった課題が発生しますが、今回は文書に直結する課題ということで、先に述べた「人的課題」と「分類的課題」について考えてみます。
電子化を妨げる「人的課題」
「人的課題」は、言い換えれば人的リソースの問題です。企業には遂行しなければならない事業があります。その事業を妨げながら書類整理をするわけには行きません。
また、蓄積されている書類には古いものもあるはず。何年も経った書類の要・不要を見分けられる人材がいないなどの課題もあります。
こうした課題の解決策は非常に簡単です。そう。アウトソースすればよいのです。
課題に対し「それでもやるんだよ！」「努力が足りない！」と無理を押し通そうとする企業もあります。私たちジーベックは電子化の専門家としていくつもの企業、そして行政の文書電子化に関わってきました。その経験から言って、「社内でやれ」と無理をいう企業の多くが途中で頓挫し、電子化そのものを諦めています。電子化が単純なスキャニングではないことは、『ありコレ！』でも何度か取り上げてきたとおり。無理をゴリ押ししたとしても、到底解決できない問題なのです。こうした無茶振り・ゴリ押しも「人的課題」と言えるのかもしれません。
電子化を妨げる「分類的課題」
電子化における「分類的課題」は文字通り「どのように分類するか」という課題です。「知見の有無」に起因する課題と言っても良いかもしれません。
たとえば、一番分かりやすい例が「眼の前にある書類が必要なものなのか、そうでないのか」という問題です。企業には、いま在社中の社員が見たこともないような古い文書も蓄積されています。そうしたものを残すかどうか。また、必要・不必要の判断ができない場合、どのようなルールに沿って判断していくべきなのか……。
こうした課題は電子化やそれに関連する法規の知識・知見を持っていれば、業種と文書の種類からおおよそ何年間の保存義務が有るかなどを想定することで解決することができます。逆に、こうした判断知見がなければ、すべての文書を電子化しなければならず、作業が膨大化してしまいます。作業の膨大化は、すなわち作業ミスなどのヒューマンエラーリスクの膨大化を意味します。このエラーリスクが膨らんでしまう時点で、適切な電子化とは言えません。
また、分類的課題には「文書の性質」に根ざした課題も含まれます。たとえば「持ち出し厳禁」の文書です。
社外に持ち出すことのできない文書は、主に２通り。金融情報や個人情報などの守秘情報が記載されているケース。もしくは使用頻度が非常に高く、現場で利用することができないと業務に支障をきたすケースです。
こうした持ち出し禁止書類を電子化するための方法は、ただひとつ。
電子化作業を、会社内で行うしかないのです。
「電子化を社屋内で」ってどういうこと？
通常、電子化作業は対象文書をスキャニングセンターに移送し、適切なセキュリティと設備＋専門スタッフがそろった環境で実施します。
しかし、社外持ち出しができない文書を電子化するためには、社屋内部で電子化作業を行うしかありません。つまり、仮設のスキャニングセンターを、発注企業社屋内に構築する必要があるのです。
専用の環境が整ったスキャニングセンターとは異なり、発注企業内での作業は電子化業者にとってもかなりの負担となります。
まず、スキャニング機材の移送。スタッフの宿泊代。他企業内でも安全を担保するための守秘契約とセキュリティ構築ノウハウ。そして勝手がわからない他企業内での作業。専門性の高い電子化作業のノウハウだけでなく、出張環境で作業を行うためのノウハウが必要なのです。単純スキャニングや電子化ができるという企業はそれなりに存在するかもしれません。しかし、こうした出張ノウハウがなければ、「電子化を社屋内で」は到底実現することはできないのです。
検索で調べる際のキーワード「スキャニング」と「オンサイト」
実は、こうした出張電子化サービスを提供している企業は、あまり存在しません。単純なスキャニング（画像化）ではなく「電子化」を提供する企業はいくつか存在します。しかし、それを出張でとなると……数は一気に激減します。
ではその数少ない企業をインターネット検索で探し出すためには、どのような言葉で検索するべきなのでしょうか。
結論から言うと、「スキャニング」と「オンサイト」で検索するのが一番はやいと考えられます。
「オンサイト」とは「現場で」といった言葉。目的の作業である「電子化」と、この「オンサイト」という言葉で検索するのが一番確実です。「スキャニング作業」だけ、「オンサイト」だけ、ではいけません。必ず「スキャニング作業」と「オンサイト」セットで検索してください。そうすると、詳しい説明のページが表示されます。
では、実際に検索してみましょう。「スキャニング作業」「オンサイト」……表示されたページは……はい。私どもジーベックのサイトですね。
結論：ジーベックのオンサイトサービス
私どもジーベックは、欧米の訴訟制度「eディスカバリ」支援の一環で、訴訟当事企業内での文書電子化を数多く経験してきました。こうした経験をもとに作業ノウハウを洗練。オンサイトでの電子化としてサービス化しました。
ジーベックのオンサイトでは、文書の収集や整理、要不要の分類、ホチキス帳合はずし、大判図面対応など「電子化」に求められるあらゆる要素をまるごとご提供することが可能です。「分類的課題」で整理した「要・不要の分類判断」についても、業種ごと・文書ごとに生じる保存義務年数をもとに適切にルール化。不要な作業の削減や、不要書類の廃棄までまるごとお任せいただけます。非常に手前味噌に聞こえるかもしれませんが、持ち出し禁止書類の電子化をご検討なら、一度ジーベックにご相談いただくのが一番はやいと考えられるのです。
「オンサイト」ならジーベックにご相談ください
ジーベックは訴訟という公的かつ秘匿性の高い電子化作業の中で成長を続けてきた企業です。皆様の社内に蓄積された持ち出し禁止書類や、社歴とともに蓄積された書類に対し、独自の理論とノウハウに基づく安全管理計画を立案し、適切な業務を提供することが可能です。膨大だから。持ち出し禁止だから。私どもにとって、そうした条件は「当たり前のこと」に過ぎないのです。
これから、企業にはテレワークなど外部環境からのデータ共有への対応が求められます。このニーズは、もはや疑いようのない未来です。こうした時流にしっかりと対応し、業務環境の充実や効率改善を行っていくことこそが重要なのです。
自社社屋内での電子化が必要なら。ぜひジーベックにご相談ください。
