オフィスの縮小・移転が増加
さて、今回はオフィス移転のお話です。
コロナ禍が発生してから今日まで、ビジネスの在り方が大きく変化しました。テレワークの浸透などもそのひとつ。「あれ、オフィスっていまのままでなくても良いんじゃ……」コロナ禍は、多くの企業にとってオフィスの在り方を見直す機会となっています。
大手引越センターの調査などによると、回答者の約半数が「今回の移転にコロナ禍の影響があった」と回答したとのこと。多くの企業がコロナ禍に「オフィスと働き方の新しい関係」を築き始めているといっても過言ではないでしょう。
コロナ禍が発生した2019年と発生後の2020年では、その目的にも変化が発生。「家賃を抑えるため」「業務縮小で広いスペースが必要なくなった」「テレワークの普及で空きスペースができた」といった目的での移転が増加しているようです。コロナ禍によるビジネス環境やスタイルの変化が、家賃という固定費を削減する契機となったようです。
「家賃削減」を効果的に実現するためには？
オフィスの家賃を削減する――確かにコロナ禍によって出社する人員が減るとするなら、オフィスは縮小しても構わないかもしれません。
でも、同調査によると、実際にオフィスを縮小して家賃を削減したという企業は、実のところ少ないようです。確かに事業を縮小した企業ならオフィス縮小もあり得るのかもしれません。しかし、実際に勤務する人数に変化がない場合はどうでしょう？ コロナ禍が収束し、平常に戻ったとしたら？ 現在の第7波下での勤務状況を見ても分かる通り、やはりオフィスへの出勤を求める企業が多くなっているようです。つまり、「オフィスエリア」を縮小することはできないということです。
では、移転で家賃削減を実現するためにはどうしたら良いのでしょう？
ドキュメント電子化のプロであるジーベックは、この「蓄積文書」こそが家賃削減の成否を分けるポイントであると考えています。
家賃削減の鬼門＝蓄積文書
オフィス移転によって家賃を減らす。その際に最も大きな問題となるのが蓄積文書。社内に蓄積されている様々な紙の書類です。
社内を見回してみると、蓄積されている紙の文書が占める面積が意外と多いことに気が付きます。
例えば契約書や建設図面の保存が必要になる不動産業、かつてのカルテなどを保存している医療機関、設計図や指図書の保存が義務付けられている製造業など。ビジネスを展開する多くの業態で、文書を保存することが義務付けられてきたのです。このため、多くの企業ではこうした文書を社内に蓄積しておくためのスペース確保が求められてきました。こうして企業では働く人員に対して、より大きなオフィススペース＝より大きな家賃の拠出が必須となっていたのです。
実はこれこそが多くの企業の移転や家賃軽減を妨げていた「鬼門」ともいうべき事柄なのです。
つまり、オフィス移転で家賃負担を軽減していきたいのなら、まずはこの社内に蓄積された紙文書をどう取り扱っていくかを決めることが、家賃負担軽減への近道なのです。
文書管理の方針とフロー、誰に相談したらいいの？
蓄積文書をどう扱うか。これを決めるためには、まず蓄積されている文書の種類の把握と、自社業務にとって本当に必要なものかどうかを判断していかなければなりません。
判断するに際しては、まず以下の点を明らかにしなければなりません。
まず、把握すべき情報はこの5項目。現在蓄積されている文書のステータスです。蓄積されている文書は膨大化していることがほとんどです。その総量に圧倒され、ひとつひとつの文書の情報をおろそかにしていては、適切な管理などできません。まずはこれらの情報をしっかりと把握する努力をしていかなければなりません。
とはいえ、膨大な量の文書を分析していくためには、相応の労力と経験値が必要となることでしょう。また、今後の文書管理や運用について考えていくなら、当然「電子化」を視野に入れていかなければなりません。こうなると……正直、自社内で完結させるのは難しいと言わざるを得ません。
文書の「今」と「今後」に対する適切な知見と専門知識を持ち、総合的アドバイスを送ることができるパートナーが不可欠なのです。
オフィス移転の際に連絡すべきは不動産業者の前に…？
オフィス移転を計画する際に、まず目が行きがちなのは新しいオフィスの不動産情報です。所在地や規模、家賃など。確かに気になってしまいます。でも、そうしたオフィス選定を行うための基準となる情報のひとつこそが蓄積文書に関する情報なのです。
つまり、オフィス移転を計画したら、不動産業者よりもまず「電子化のパートナー」を探し、連携していくことが先決なのです。
私たちジーベックは、これまで多くの企業や法人を支援してきたドキュメント（文書）電子化のプロフェッショナル。蓄積された文書の整理・分析から運用計画のプランニング、そして電子化作業まで。文書の管理・運用のすべてに関するアドバイスと実務を行うことが可能です。
オフィス移転を計画するなら、不動産業者よりもまずジーベック株式会社にお問い合わせください。
