契約書や書類が山積みに！
ジーベック株式会社は企業の「困った」に様々なソリューションをご提供している企業です。このため、ジーベックは多彩な業種の企業の課題が蓄積されています。
こうした課題の中で、意外なほど多く、そして深刻なものがあります。
それは、「書類が多くなりすぎた！」というもの。
契約書、人事書類、製造関連の図面、指図書、仕様書、そして伝票類など。日々の業務の中で増えていく文書です。こうしたものがダンボール箱に詰められ、何年分も積み重なっていたり、ひとつの部屋に押し込められていたり。こうした光景によく出会います。もしかしたら皆さんの会社にもそうした「書類部屋」があるかもしれません。
実は、その「書類部屋」が非常に深刻な課題なのです。
文書が山積みになる理由
では、会社には紙の書類が山積みになっているのでしょう。
その理由は簡単。捨てることができない文書が多すぎるのです。
たとえば法律で保管期間が定められているもの、あるいは法律での定めはないものの企業ごとに保管を求められるものなど。企業活動の中では「捨てられない文書」が非常に多いのです。ここで企業が保管しなければならない文書や書類を少しだけご紹介してみます。わかりやすいように業種ごとに保管義務書類を整理しようかと思ったのですが、多すぎて断念しました。事業者が保管しなければならない文書の多さを改めて実感しました。そして保管しなければならない期間はいずれも三年以上。これが各会社に積み重なっているわけですね。
| 業種 | 文書の種類 | 法的根拠 | 必要保管年数 |
|---|---|---|---|
| 一般的事業 |
注文書 など |
法人税法施行規則59条ほか | 7年 |
| 株主総会議事録 | 会社法第318条 | 10年 | |
| 満期・解約となった契約書 | 民事訴訟法第167条 | 10年 | |
| 総勘定元帳など各種元帳類
など |
会社法 | 10年 | |
| 建設業 | 確認申請書 中間検査申請書 完了検査申請書 構造計算書 など |
建設基準法 ほか
|
15年 |
| 建築計算概要書 定期調査報告書概要書 処分概要書 など |
永久 | ||
| 設計図書 （配置図、平面図、立面図など） 工事監理報告書 各種帳簿 など |
建築士法 | 15年 | |
| 営業に関する図書 （打ち合わせ記録、施工体系図など） |
建築業法 | 10年 | |
| 製造業 | 製品仕様書 指図書 鋼材検査記録書 （ミルシート） 作業手順書 製造記録 廃図 など |
法的規定なし
ただし社内で取り決めて保管することが望ましい |
3〜10年程度 |
文書のためにオフィスを借りている!?
このように、仕事をしていくためにはどうしても「保管しなければならない文書が山積みになる」という課題が発生してしまうのです。捨てたくても捨てられない。古い書類ほど深い位置に沈んでしまい、取り出したくても取り出せない。そんな状況が積み重なり、「書類部屋」が生まれたり、文書のために倉庫を借りているという状況が生まれているのです。
さて、ここでちょっと考えてみましょう。
企業を運営するためには、さまざまな費用が必要になります。
毎月々発生する費用を「固定費」と呼んだりします。
この固定費の代表格といえば、家賃。
皆さん、「書類部屋」のために広いオフィスを借りてはいませんか？
書類保管のために高い倉庫を借りたりしていませんか？
もし紙書類のために毎月高い費用を拠出しているとしたら、それは無駄な浪費に他なりません。お金は企業の血液とも言われるもの。もしかしたら、皆さんの会社は知らないうちに膨大な出血をしているかもしれないのです。そして社員が1枚の文書を探すために膨大な書類の山をひっくり返して探している……なんていうことも起こっているかもしれないのです。これもまた社員の労力や人件費の無駄な喪失に他ならないのです。
これらすべてが山積みの文書から生まれている深刻な企業課題なのです。
こうした課題の最も深刻なところは、どの企業にとっても「文書が山積みになっているのが当たり前」になりすぎているところ。そのために文書のために家賃を払っていることも、部屋が占領されてしまっていることも、問題として認知されることがないのです。こうした状況が何年にも渡って存在するわけですから、企業は知らないうちに膨大な資金を無駄に喪失していることになるのです。
結論としては、やっぱり「電子化」
こうした企業の課題を解決し、会社からの無駄な資金喪失を抑えるにはどうしたら良いでしょう。
結論から言うと、今現在での最良の手はやはり「電子化」だと考えられます。
「電子化」には主に以下の二つの意味があります。
方法論の「電子化」
書類を作る方法そのものをデジタライズすること。Webやアプリケーションなどを使って電子契約書を作る方法。文書作成時から紙文書を発生させない方法。
紙文書の「電子化」
いわゆる「スキャニング」のこと。紙に印刷された状態で保管されてきたものを電子画像化する方法。
会社内の山積み文書を何とかすることを考える場合は後者、“紙文書の「電子化」”が該当します（“方法論の「電子化」”についてはまた別の機会に！）。
電子化を行うと、企業にとっては様々なメリットが得られます。
これらのメリットが、前述の企業課題を解決に導いてくれるのです。
こうしたメリットを得られる文書の電子化。
便利になりそうなのはよく分かるのですが、「契約書などの文書を電子化しても大丈夫なのか」といった不安や適正な技術についての疑問が残ります。
次回はこうした点についてジーベックが文書電子化の専門会社の立場から解説していきたいと思います。
※本記事に登場する法律・法令等は一般的解釈根拠であり、裁判時の正当性および勝訴を確約するものではありません。
会社の一角を占領する膨大な文書の電子化について
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