「電子帳簿保存法」いよいよ改正！
さて、お盆が過ぎても暑い日が続いていますが、こちらも負けずに熱い話題をお送りします。経理・総務関連の皆さんは必見です。
今日の話題は10月に迫った「電子帳簿保存法改正」について。
いやもう、熱いですね。もしかしたら企業を取り巻く変化としては、今年後半戦で一番熱いかもしれません。
一体何が熱いのか。
この改正で、企業を取り巻く経理帳簿や契約書といった書類の保存方法が一変するかもしれないのです。
そもそも「電子帳簿保存法」とは？
では最初に「電子帳簿保存法」とはどんなものなのかを改めて整理してみましょう。
皆さんの会社では、日々の経理帳簿をどうやって作成していますか？ いまやほとんどの企業がPCやクラウドサービスを活用し、帳簿を電子データとして作成していることでしょう。実は「電子帳簿保存法」はこの“電子データとしての帳簿”を公に認めることを規定した初めての法律なのです。
この法律がなければ、PCで作った帳簿は税理手続き上認められないものとなり、日本は未だに複式簿記を帳面に記載していく社会で止まっていたかもしれません。したがって「電子帳簿保存法」は現在の企業のあり方を定める重要な法律のひとつであると言うことができます。
2020年10月、この法律が大きく改定されようとしているのです。
ペーパーレス化促進方だったはずが…
さて、現代の企業の在り方を規定する法律のひとつともいえる「電子帳簿保存法」。左記にも述べたとおり、この法律は企業の帳簿などを電子データとして作成することを認める大切な法律です。
しかし、経理帳簿を電子データ化しようとすると、ある問題にぶつかります。それが“複製”や“改ざん”といった不正の可能性です。電子データはいくらでも複製や編集が可能です。こうなると、帳簿自体の信頼性が損なわれてしまいます。
このため「電子帳簿保存法」ではこうした不正が発生しないよう、すべての帳簿データにタイムスタンプの付与を原則としてしまったのです。
タイムスタンプは「その時刻に電子データが存在し、それ以降改ざん・編集されていない」ことを照明する技術のこと。
例えば、A社の窓口担当者がB社から電子データとして請求書を受け取ったとします。
このとき、A社窓口担当者はB者から遅滞なくタイムスタンプの発行を受けなければなりません。
また、A社窓口担当者から経理担当社に電子データを受け渡す際にも、常にタイムスタンプの付与が必要となり、以後データが人に渡るたびに延々とこの「データを受け取ったらタイムスタンプ」の手間が積み重なっていくのです。これではせっかく電子データ化してもまとも手軽な運用はできません。結果、業務負担軽減のために生まれた「電子帳簿保存法」が企業のペーパーレス化を妨げる最大の壁となってしまったのです。
今回の改正で変わること
このように、これまでの「電子帳簿保存法」は企業の運用実態からかけ離れた点が多く、多くの企業にとって「こんなモン使えるか！！！」レベルの悪法でしかありませんでした。
しかし、今回の法改正により、こうした「ヤリ過ぎ」な点が改正され、法律が企業の運用実態に即したものに変更され、受領者のタイムススタンプ付与が一部不要となります。
具体的には電子請求書等の受領者に対するタイムスタンプ付与の義務が一部軽減され、受領側で編集できないデータに限りタイムスタンプは不要ということになります。まだ制限付きではありますが、ビジネスの現場にとっては非常に大きな一歩だと言えるでしょう。
そして今回の法改正最大のポイントとなるのが「受領者がデータ改変できないシステム」の利用がOKになること。私たちジーベックは今回の法改正最大のポイントはコレであると考えています。
受領者がデータ改変できないシステムとは
今回最も熱いポイント。それがまさにこの「クラウドもOK」とするところです。条件として提示されているのが「受領者がデータ改変できないシステム」というもの。受領者がデータを改変できない仕様であれば、タイムスタンプの付与は不要、というのです。
この変更は企業のペーパーレス化やクラウドを利用した電子契約の導入を一気に加速させるに違いありません。特に今回の法改正は経理帳簿だけではなく電子契約書の電子化も対象となっていますから、まさに市場を変える法改正と言ってよいインパクトを持っているのです。
と、なると……やはり気になるのが「受領者がデータ改変できないシステム」というところ。具体的にはどのように定められているのでしょうか。
今回の法改正に伴い国税庁が作成した『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』を見ると、次のように記載されています。
まだちょっとわかりにくいですね。要約すると「①電子データとして受領側が物理的に改変できない仕様であること、②データの訂正・削除に関するログを厳密に追跡できること」が重要ということ、と捉えれば良いでしょう。
契約書や経理帳簿を管理・運用する以上、対象となる契約書や経理帳簿のファイル名や記載内容を変更する場合が発生します。本改正ではこうした運用上の改変は「OK」とされているようです。
要は記載された契約情報や経理情報そのものを改変できなければOKということですね。
経理・総務担当者が把握すべきポイント
さて、このように今回の「電子帳簿保存法」改正は企業にとって大きな状況変化を生むきっかけになりそうです。
各企業で経理・総務、あるいは法務を担当している皆さんも、こうした変化の要点を掴んでおくことが非常に重要となってきます。
そこで、現場担当者が掴んでおくべきポイントがありますので、ここで改めて整理してみます。
おすすめはやはり「box」！
さて、以上の点を踏まえ、企業はどのようにペーパーレス化・クラウド化を進めていくべきなのでしょうか。
結論から言うと、やはり「box」が非常におすすめです。
「box」はもともと単純なクラウド型データ共有システムではなく、「コンテンツ・マネジメントシステム」として構築されたサービス。「電子帳簿保存法改正」で求められるデータ改変ログの保存（「誰が」「いつ」アクセスし、「どう改ざんしたか」の記録を保存）を確実に残すことが可能。また、期限付きダウンロードURLなどの設定を活用すれば、これまで紙で発行してきた請求書などをまるごと電子データ化することが可能です。
さらに、今回の改正で緩和されたとはいえ、引き続き重要視されるタイムスタンプ付与についても問題なし。「box」と連携する電子署名システムを活用すれば、タイムスタンプにまつわる課題もまるごと解決できてしまいます。
このように、電子契約化・電子経理化時代に即した体制が十分に担保されているのが「box」なのです。以上の点から「電子帳簿保存法改正」以降の企業に最適なプラットフォームとして、選ぶべきは「box」であると言って良いでしょう。
「box」導入にはまずコンサルを受けることが重要
では「box」を導入するためにはどうしたら良いのでしょう。
これまで「box」の正規Authorized Partnerとして多くの企業様に「box」を提案してきたジーベックは、「まず一度相談し、コンサルを受けること」を強くおすすめしています。
「box」はコンテンツ・マネジメント・システムであり、単なるデータ共有システムではありません。このため、どのような運用を目指すかにより、連携するシステムなどに大きな違いが生じるのです。
こうした特性を把握しないまま、インターネットからポチッと導入をしてしまうと、「あれも必要だった」「こうすればよかった」という様々なトラブルが発生しかねません。
皆さんの業態、希望の運用方法、「電子帳簿保存法」との兼ね合い、その他の企業課題解決のための施策など、多岐にわたる視点から、正しい運用計画を設計する必要があるのです。
私たちジーベックは、皆さんへの綿密なヒアリングを通して、これら多角的プランニングを実施。会社にとって最適な導入体制をご提案しています。
もし「電子帳簿保存法」改正を機にペーパーレス化・クラウド化をご検討の際には、ぜひ一度ジーベックにご相談いただければと思います。
