「防災」「利便性向上」→加速する電子化ニーズ
今日9月1日は防災の日。皆さんの地域や会社でも、避難訓練や防災訓練が行われているのではないかと思います。大震災や大規模水害など。私たちの生活やビジネスに深刻な影響を与える災害は、意外なほど多く発生するものです。いざ災害が発生した際に備え、ビジネス関連の書類や情報をいかに保護していくか。実はこうした「ディザスタリカバリ（災害被害防止・回復措置）」の準備は多くの企業が忘れている重要な安全対策の一つなのです。
「ディザスタリカバリ」を容易にする法改正が来月10月に予定されています。それが「電子帳簿保存法」の改正です。
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「電子帳簿保存法」の改正は、ビジネスの現場で生まれる様々な文書を電子データ化していくことを認め、促進させるためのもの。企業の文書を電子化していくことができれば、運用面での利便性が高まることはもちろん、機密情報を高セキュリティ下のクラウドに保存するなども可能。万が一、企業が被災したときにも迅速なビジネス復旧が可能となります。こうした「ディザスタリカバリ」的意味も含め、いま多くの企業からの「電子化」ニーズが加速している状況なのです。
これまで『ありコレ！』でもご紹介してきたとおり、私たちジーベックも様々な紙文書（ドキュメント）の電子化を提案する専門企業として、現在多くのご質問・お問い合わせを頂戴しています。
しかしながら、そのお問い合わせの一つひとつを見てみると
「料金は？」
「期間は？」
「いつからやれる？」
といった点に関する質問が多いように見受けられます。
確かに、発注の検討を行う際には、どうしても必要な情報です。しかしながら「電子化」の業務は製造された商品ではありません。金額や工期だけでその品質を測ることはできないのです。
そこで今回は「電子帳簿保存法改正」直前企画第2弾。電子化のプロが教える「信頼できる電子化業者を選ぶための5個の質問」をご紹介します。
【質問１】電子化計画の提案は受けられますか？
まず、この質問を行うことで専門性を持った業者かどうかおおよその判断を着けることができます。
「電子化」の業者を選ぶ場合、まず考えるべきは「その業者は電子化のプロかどうか」。一般的イメージで考えるなら「電子化＝スキャニング」であり、紙文書をスキャナで画像化すればOKと思いがちです。
しかし、それは大きな間違いです。
たとえば「契約書」を例に考えてみましょう。
多くの場合、契約書は複数枚つづりの文書として作成されます。
この複数枚の文書、一枚ずつスキャンすると、文書のページ数分の電子画像ファイルがバラバラの状態で多数生成されます。こうした状態は使いやすいものだと言えるでしょうか。
やはり使いやすくするためには、きちんと文書ごとにPDFファイル化するなどして「つづり」状態を担保し、ページ順序も本の通り再現しなければなりません。
こうした点を「電子化のルール」としてきちんと検討・設計することができるかどうか、という点を問うのがこの質問です。
「電子化計画」としてきちんと定める必要がある事項はさまざまです。
たとえば企業の文書の多くは外部漏えいさせることができない機密文書です。こうした書類をどのように扱うか検討しなければなりません。
また、これまで紙文書の状態でどのように使ってきたかという点も明らかにしなければなりません。なぜなら、文書は「運用」するものだからです。電子化（電子データ化）した途端、運用性能が悪くなった……なんてこコトが起こらないよう、文書の探し方や使い方も綿密に検討・再現する必要があります。
さらに、電子化したデータを運用するために必要なネットワークやセキュリティ環境を伴うデータプラットフォームをどうするかというマネジメントも発生してきます。
このように「電子化」とは単純にスキャニングし電子画像データ化する作業ではなく、安全に運用するための計画をも含むサービスなのです。
こうした総合的電子化計画を「運用」という現実的視点から立案・提案できるかどうか。これが最初に徹底して確認すべき事項です。
【質問2】検索属性付与は可能ですか？
「検索属性」とは、PCなどのデバイス上で目的のファイルを探し出すための情報要素のこと。たとえばファイル名だったり、内容に関する事項だったり。展開する事業や企業の文化でさまざまな検索属性が発生します。こうした「検索属性」を「皆さんの会社にとって使いやすい形で」設計・付与することができるかどうか。これが重要なのです。
この質問をされ、意味を測りかねる業者なら、それは「電子化の専門業者」ではない可能性が高いと言えます。
前項でも述べたとおり、「単なるスキャニング」で生み出される画像ファイルは、半角英数文字列のファイル名を持つ「単なる画像ファイル」です。皆さんのPCやタブレットに保存されている.jpgや.png、スマホなどで撮影された画像ファイルと同じようなものと思えば良いでしょう。こうした「単なる画像ファイル」の中から必要な文書画像を探し出すためには、膨大な画像ファイルをすべて開いて中身を確認しなければならなくなります。実際に「電子化の専門業者」ではなく一般的なスキャニングサービスを利用してしまった場合、こうしたトラブルに直面してしまうケースも少なくないのです。
こうしたリスクを回避するためにも、きちんと「検索属性付与」が可能かどうかを確認しなければならないのです。
そして、この質問にはもう一つ実際的な効果が期待できます。それが「電子化に関するリテラシーを示す」効果です。
どんなビジネスでも「知らない」ということは「高い買い物をさせられるリスク」に直結します。この「検索属性」についての質問は「うちには電子化に関するリテラシーがあるぞ」と示すことができるもの。「高い買い物」のリスクを回避するちょっとしたお守りとしても活用することができるでしょう。
【質問3】大判図面対応はできますか？
企業にとって相談する幅が増えるかどうかという点を考えるなら、この「大判図面対応」はぜひ質問してみるべきです。
たとえば建築物の設計図や竣工図書など。企業には意外なほど大判の紙文書が存在しています。建築系・不動産系企業、製造業の皆さんの手元には、保存義務を有する大判図面が大量に蓄積され、社屋スペースを専有しているケースが多くあります。
こうした大判の紙文書は、大型の専用スキャナでなければ読み取ることができません。大判図面に対応できるかどうかは、大判専用スキャナを保有しているかどうかに左右されるのです。
機材を持っているかどうかは、そのまま電子化専門の業者である可能性が高いかどうかを判断する要素。発注側にとっても自社業務の円滑化などに直結する質問といえるでしょう。
【質問4】セキュリティ体制は？
企業に保存されている紙文書は取引情報や個人情報をはじめとする機密情報の塊といって良いもの。安全性に対する質問は非常に重要です。
では、どのような体制を確認すればよいのか。ここで具体的に考えてみましょう。
①物理的安全管理
紙文書保管場所や電子化作業場所を物理的に区別する管理のこと。安全管理における最も基本的な項目と言えます。
②保管庫管理
委託する紙文書を保管するための「専用保管庫の有無」は必ず確認する必要があります。この体制は個人情報保護法に基づく「Pマーク」の取得項目にも含まれる要素。非常に重要な指標です。また、単に保管庫を保有しているかどうかだけでなく、その保管庫を開閉する運用（例えば入退室管理やアクセス制限など）方法がどの様になっているかという点もしっかりと確認しましょう。
③接触人員の入退出管理
紙文書に接触し作業する人員を限定し、その入退出情報を適切に管理しているかどうか。情報漏えい防止の観点から見て、非常に重要な要素です。現在ではIDカードなどを利用した入退出管理は非常に導入しやすいもの。こうした設備を適切に導入し基本的安全管理を徹底している業者を選ぶことが非常に重要です。
④監視カメラ等による警備記録管理
入退出管理と同様に、非常に重要な安全管理です。万が一、紙文書等の盗難・漏えいが発生した場合、入退出管理だけでは「誰が」の即時特定につながらない場合があります。こうした場合に効果を発揮するのが監視カメラ等による警備記録管理です。発注業者を選ぶ際には必ず確認する必要がある項目です。
こうした安全管理体制を適切に構築している業者は、その誠実さを示すため様々な「第三者による安全管理認証」を取得するケースがほとんど。まずはおなじみの「Pマーク」や「ISO27001（国際的情報セキュリティ体制の確立を認証する「ISMS適合評価認証」などを取得している企業かどうか質問してみるのが良いでしょう。
そしてもうひとつ、ぜひ確認していただきたいセキュリティ体制があります。それは「納品体制」です。現在でも「電子化」の現場でよく見られるのが「ハードディスクに入れての納品」です。こうした納品も安全であることは間違いないのですが、ハードディスクという物理的物体に保存し、移動させること自体が大きなリスクとなるという見方もできるのです。
そこで現在では高度なセキュリティ環境下にあるクラウドを通して電子化済みデータを提供する業者も少なくありません。安全な納品をどのように実現するのか。ぜひ関心をもって質問すべき項目です。
【質問5】出張作業は可能ですか？
企業に蓄積された紙文書の中には、機密情報扱いの「持ち出し禁止文書」が多く存在します。本来は個人情報が記載されている書類のほとんどが持ち出し禁止なわけですから、契約書や人事考課に関する書類のほとんどは「持ち出し禁止」と大別することができます。
また、日常業務の中で頻繁に確認・閲覧・使用が発生する書類についても「持ち出し禁止」として扱うべきでしょう。
こうした「持ち出し禁止」の紙文書を電子化するためには、電子化に必要な機材や人員を派遣してもらい、自社内での作業を依頼する以外にありません。
しかしながら、この出張依頼を実現するためには、機材や人員の出張ノウハウだけではなく、対象文書の識別や取り扱いノウハウ、電子化計画の適切な立案ノウハウ、安全管理体制構築ノウハウなど「電子化に必要なすべてのノウハウ」を結集させなければなりません。つまり、この質問は「あなた達は紙文書電子化のプロですか？」という質問と同義。いわば電子化業者選定のための「究極の質問」と言えるのです。
ぜひすべての質問を！
今回ご紹介した「業者選びのための5つの質問」は、電子化業者を選定する際に最も有効と考えられる項目を厳選したもの。これらの項目にすべてYESをいえる企業なら、まず間違いなく安心して電子化を発注して良い企業であると考えられます。
現在、業務効率化はもちろん、災害への備えとして多くの企業が「電子化」についての調査を開始しています。「電子帳簿保存法改正」が実施されれば、その動きはさらに活発なものとなるでしょう。
もし、皆さんの会社でも「電子化」をご検討になる際には、ぜひこの「5つの質問」を活用し、適切な業者選定を行っていただければと思います。
もちろん、私たちジーベックは皆さんの大切な文書をお預かりする「電子化」の専門企業として、すべての質問に明確な解答をご用意しています（参考：弊社コーポレートサイト「紙文書電子化サービス」）。ぜひ以下のバナーをクリックし、お問合せフォームからこの「5つの質問」をお送りください。ジーベックは皆さまに安心してご利用いただける「電子化」サービスをご提供いたします。
