社内でのデータ保存・共有環境は？
皆さんの会社では、社内データをどのように保管・共有していますか？
これまでの企業環境なら、社内にファイルサーバを構築し、ローカルネットワークを介して利用するという形が一般的だったのではないかと思われます。一時期はこうした「社内共有」の体制があるだけで先進的だった印象がありますね。導入された当時は「すっごい便利！」と感じたものです。
しかし、このファイルサーバにはひとつの大きな弱点がありました。
それは「外部からのアクセスが難しい」という点です。
ファイルサーバは基本的に社内利用を前提としたもの。外部からインターネットを介してアクセスするにはVPN（Virtual Private Network＝仮想プライベート回線）を経由してアクセスしなければなりません。このためVPNを社員に利用させるためには、アクセスを許諾する人員の選定・管理やセキュリティ課題の増加、ネットワーク負荷の増大などによるパフォーマンス低下などが発生。実質的には「できるけど、できない」ものになっていました。
また、長年運用していると保存されているデータが非常に大きなものとなり、常に容量管理が必要になるうえ、ハード・トラブルの際に新しいサーバへの移管がスムーズに行かないなど、さまざまなトラブルの原因ともなってきました。
ファイルサーバが最も多く導入されていたのは、2000年代初頭頃から。当時から考えると、ネットワーク環境やハードも大分進化しています。そろそろ「次」を検討しても良い時期ではないでしょうか。
ファイルサーバの「次」はやっぱりクラウド
これまで主流だったファイルサーバの「次」はなにか。そう考えた場合、基本的にはクラウド……クラウドストレージ一択であるといって過言ではないでしょう。
世界的に見るなら、すでに多くの国々がクラウド化を進めており、日本はその潮流を追いかけながら普及を進めている状況です。たとえば、総務省が発表する『情報通信白書』によると、2014年には38.7％だったクラウド利用率が、2018年には58.7％に急増（出典：総務省「令和元年版情報通信白書第2部2節 ICTサービスの利用動向）。ファイルストレージとしてだけではなく、さまざまなWebサービスのプラットフォームとしてクラウドが用いられるようになってきました。皆さんがプライベートで利用している動画配信サービスやファイル共有サービスも、多くがクラウド型サービスであると考えられます。
こうしたクラウド。ファイル保管・共有を目的とした「ストレージ」としてのサービスを提供する会社も非常に多く、もはや「１人多デバイス時代」である現代には欠かすことのできないインフラであると言うことが出来ます。この便利さは、一度使ったことのある方ならご理解いただけるのではないでしょうか。
ファイルサーバのオンライン化とは別モノ
ファイルサーバからクラウドストレージへ。この変化は単純にファイルサーバのオンライン化とはまったくの別モノ。企業の業務フローや運営の仕組みそのものが一変するほどのインパクトを生み出します。まず、分かりやすいところでいうなら、ファイルサーバでは実現が難しかった外部からのアクセスが容易に実現可能。スマホやパッドを活用してのデータ共有もスムーズに実現できます。
この他にも、クラウドを導入することで、現在の多くの企業が内包する数々の課題を解決することができるのです。
課題１／ペーパーレス化
クラウドストレージを導入することで、企業にはペーパーレス化が浸透します。クラウドストレージに情報を格納し、その利便性を享受するためには、これまで紙文書として扱ってきた書類を電子データ化し格納しなければなりません。結果、ペーパーレス化が浸透し大きなコスト削減を可能にします。
課題２／セキュリティ
情報に対するセキュリティの構築は一般に企業の苦手分野といって良いものです。しかし、クラウドストレージを導入することでこの課題も解消または大幅な緩和が可能です。クラウドストレージは格納されたデータに対し「いつ」「どこから」を問わずアクセスすることができるようになります。このため、一般的にクラウドストレージは高次のセキュリティを保有。企業の大切な情報をしっかりと守る体制が整っています
課題３／ファイル管理
紙文書で保管していると、目指す文書がどこにあるか非常にわかりにくいもの。しかし電子データ化しクラウドストレージに入れることで検索性に富む形で保管が可能。さらに、サービスによっては容量を気にせず無限に利用できるものも存在するなど、管理に係る手間・配慮が格段に少なくて住みます。
課題４／情報漏えい
メールに添付するファイルを間違えたり、送信する相手を間違えたり。皆さんも一度は冷や汗を書いたことがあるのではないでしょうか。クラウドストレージを利用していれば、相手先に実際のファイルを添付する必要はありません。共有URLを活用することで、誤送信の心配や添付容量の心配は不要です。さらに、利用するサービスによっては期間限定公開などの設定が可能なものも存在し、情報漏えい防止に役立てられます。
いま話題の「脱ハンコ」も実現可能
そしてさらに、導入するクラウドストレージによっては、いま全国的なテーマとなっている「脱ハンコ」や、業務に必要な各種システムとの連携を行うことも可能です。
日本では署名捺印するために紙文書文化を重視してきました。「脱ハンコ」を行うためには、文書をすべてデジタルデータ化する必要があります。こうした場合、増え続ける業務書類データを蓄積・管理するにはファイルサーバではなくクラウドストレージが最適。さらに、電子署名・電子捺印システムとの連携を取ることができるクラウドサービスも存在することから、「脱ハンコ＝クラウド化」という公式が成り立ちます。
こうして考えると、企業にとって「ファイルサーバ卒業＝クラウド化」は企業のビジネススタイルや業務書類管理などの方法をまるごと効率化するチャンスであると言えるのです。
選ぶべきクラウドサービスはやっぱり「box」
では、企業はどのようなクラウドサービスを選ぶべきか。その答えは、やはり「box」ではないでしょうか。
「box」ならクラウドストレージに求められる「容量」を無限にできるプランが存在する上、「セキュリティ」も万全。ファイルごとに誰がアクセスし閲覧や編集を行ったかを記録するアクセスログ管理機能も提供されていることから、社外からのアクセスへの体制も十分と言えます。
またアプリを介して各デバイスから利用可能であり、ビジネスにとって一番嬉しい「どこでも・いつでも」を十二分に実現できるのです。
また、「box」ならエコシステムと呼ばれるさまざまな業務システムとシームレスに連携可能。「box」を中心に「脱ハンコ」に必要な電子署名・電子捺印システムや各種書式の連携、作成した文書の自動格納など「皆さんに合った業務フローの構造化」を実現することができます。このメリットは他のクラウドサービスには見受けられない大きな魅力と言って良いでしょう。アメリカ・イギリス両政府が公式に運用を認めるのも納得といったところです。
ファイルサーバのデメリットは雪だるま式に増加
「box」はエコシステムを活用し、自社にとって最適な仕組みを自分たちで構築することができるクラウドサービスです。ファイルサーバは単純にファイルを入れておくだけの箱ですが、「box」は各種サービスを結び、皆さんの文書データや業務システムを連携させる「プラットフォーム」。この違いは非常に大きいと言えるでしょう。
いまや、時代はインターネットを活用し、場所や時間を選ばない勤務形態があたりまえになりつつあります。新型コロナの影響で「事務所不要論」も現実味を帯び始めています。もはや、時代が「いつでも・どこでも」へと走り出している以上、頑なにファイルサーバを運用し続けることのデメリットやリスクは雪だるま式に増加していくと考えられます。もし、皆さんの会社でまだファイルサーバを運用しているようなら、ぜひジーベックにお問い合わせください。既存紙文書の電子化も含め、「box」の運用方法などについて、皆さんに最適なプランをご提案致します。