まだまだ続くテレワーク
2020年5月14日。日本政府は新型コロナウイルス感染症（COVID-19）感染拡大防止のために発令された緊急事態宣言を39県で解除する旨を発表しました。
これにともない、多くの企業では出社制限を解除。少しずつではありますが新型コロナウイルス蔓延前の勤務体制に戻ろうとしています。
しかし、本当に「元の働き方」に戻って良いものなのでしょうか。
この点について5月15日、NTTの澤田純社長は緊急事態宣言が39の県で解除された後も、今月中は通信保守などに当たる一部の社員を除く全社員を対象にしたテレワークを続け、その後は状況を見ながら段階的に社員を出社させていくとの見解を示しました。
またSNS大手のTwitter Japanも9月まではオフィス業務を再開しないと発表。今後しばらくは新型コロナウイルスへの警戒とともにテレワークなど遠隔業務の状況が続きそうです。なかにはこの状況を利用して本格的働き方改革へとつなげようという企業もあるようです。
でも、会社が出社を強要!?
まだまだ続くテレワーク。そんななか、こんな悲鳴を聞いたことはありませんか？
「これから出社しなければならなくなった……！」
とりあえず緊急事態宣言が解除になった今なら仕方ないかなぁと思えますが、宣言発令直後からこうした声はよく聞こえてきました。なかには実際に出社しなければならなくなったという体験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
不要不急の外出を控えなければならない状況下で、あえての出社。感染の危険はもちろん、まわりからの見え方なども非常に気になるものでした。
では皆さん、一体なんのために出社していたのでしょう？
テレワークでも出社しなければならない原因
基本的に、出社しなければならないということは、「出社しなければ実現できないことがある」ということです。
そのなかの一つが「会社にしかない資料を使うため」です。
たとえば契約書や仕様書、過去の報告書など。社内に蓄積された文書（ドキュメント）を確認するために出社するというのです。
決済のため。そして、社内に蓄積された文書のため。
これがテレワーク中に出社しなければならなくなる大きな要因となっているようです。
もうひとつの原因が「決済」です。
契約書に印鑑を押す。稟議・申請に印鑑を押す。などなど。決済を求める方も、決済をする方も。印鑑を求めて会社に集わなければなりません。
決済用の印鑑は担当印だけでなく、社判などの法人印を押す場合もあります。こうした押印のために多くのビジネスマンが出社しなければなりませんでした。
ジーベックさん何とかならへん？ 〜社内の紙文書利用編〜
さて、ここまでテレワーク中の出社原因についてお話ししてきました。
実はこの原因、いままでに私どもジーベック株式会社が、緊急性の高い「企業課題」として幾つかの企業様からご相談いただいた案件内容でした。
テレワークをしていても、どうしても社内にある文書を閲覧・利用しなければならない。不要不急の外出を控えるべき今、何とかすることはできないか。
そんなご相談を頂きました。
今回ご相談いただいた「テレワーク中の出社」の原因、社内文書。要はこの社内文書をテレワーク環境から閲覧・利用できるようにすれば原因の一つは解決できるというわけです。
そこで私どもがご提案したのが「紙文書電子化（ドキュメント電子化）サービス」です。
紙文書電子化ってなに？
ジーベックの「紙文書電子化サービス」は、ビジネスで必ず発生している紙文書を電子画像化。検索に必要な各種属性を付与し、ビジネスの現場でストレスなく運用できるデータとして整理していくサービスです。
企業には契約書や設計図など、法的に保管義務が発生している文書が多く蓄積されています。こうした文書は非常に機密性が高いものであり、適正に取り扱わなばければなりません。
ジーベックはこうした機密文書の電子化のプロとして多くの企業様の課題解決を行ってきました。その立場から考えると、今回の「社内の紙文書」によって発生しているテレワーク中の出社という課題を解決するためには、やはり「文書の電子化」が絶対に不可欠だと断言することができます。
まずは電子化。
あとは電子化で作成した各種データを安心・安全の共有環境で運用していけばよいわけです。
ジーベックさん何とかならへん？ 〜テレワーク中の決済印編〜
さて、もうひとつの原因となっている「決済印」。企業活動にとって、この「決済印」というものは非常に幅広い意味を持つものです。法的効力はもちろんのこと、会社の歴史や関連という企業文化にも結びついているもの。なかには「社長が直々に決済印を押さなければ何も動かない」という企業さまもあるようです。
こうした状況を別の確度から見てみると、「決済印の運用効率が低下している」という見方ができます。この「運用効率」という視点から見ると、実は「決済印のための出社」も解決することができそうです。
社判・印鑑というものは、日本において法的決定力を持つ非常に重要なサイン方法です。陰影は複製ができないよう工夫された書体で構成され、複製できないよう印鑑登録で管理されるなどしています。
こんな重要なものの運用は手間がかかって当然。そう考えられていた時代は、すでに過去のものになりつつあります。
実は、社判や印鑑は電子化し、電子署名として運用することができるのです。
新型コロナウイルスの影響で、いくつかの企業さまから実際に決済印や押印についてのご相談を頂戴しました。そして、私どもがその回答としてご提案したものこそ、この電子署名とその運用方法なのです。
社判・印鑑を安心・安全・簡単に電子化する方法
これまで、社判や印鑑を「電子化した」という企業さまは多くあったと思われます。中にはAdobeのAcrobatなどのアプリケーションを活用し、複製防止のシリアル情報を伴った画像を「電子印鑑」として運用しているケースが多かったのではないかと思われます。ですが、そういった「まじめな」電子署名を活用している企業様はまだまだ少ないように感じられます。最も多いのは、単純に印影をスキャンし、余分な白地を切り抜いたpng画像として保存。それを電子文書に貼り付けているというケースです。こうした方法はセキュリティ上の施策がなにも検討されておらず、法的効力を持つ印影を扱う方法としては、非常に危険だと言わざるを得ません。
では、もしジーベックが皆さまにテレワーク中の出社を回避するため、電子署名をご提案するとしたら、どのような点を検討し、どのような方法をご提案するのか。すこし整理してみようと思います。
電子署名に必要な5つのポイント
まず、留意すべきポイントを整理します。このポイントは①適正素材化、②適正環境化、③適正運用化の3つに大別されます。それぞれ
まず、適正な印影の作成を行うこと。これが適正運用の第一歩です。しっかりと印影が判読できること。そして印影のみをしっかりと切り抜き、署名すべき文書の可読性を損なわないこと。こうした素材化が必要です。最初に印影を画像化する際に、ある程度高解像度でスキャンできれば、それほど難しいハードルではありません。
問題はこの次。「適正環境化」です。
印鑑や社判といった法的効力を有する素材は、会社の運命を左右する存在であると言うことができます。そうした重要な素材を運用する環境は、やはり高次のセキュリティを備えたものであるべきです。
そして、この「セキュリティ」のなかには、社外から安全にデータを運用する機能が備わっていることが重要です。
このあたりまでは、一般的に想像できる要素です。
現場で仕事をしている皆さまにとって最も想像しにくいのが「適正運用化」ではないでしょうか。
「適正運用化」とは、言ってみればヒューマンエラー回避のための施策。フローを作ることで誤った使い方や第三者利用を回避し、シリアル化で複製や違法使用を回避します。
素材、環境、運用。それぞれの安全性をしっかりと確保し、運用するための仕組みづくりを行っていかなければならないのです。
ジーベックの結論は「電子化」＋「box」
「素材」「環境」「運用」。この3つのバランスを通して、社外から安心・安全に決済を行うことができる仕組みを作る。そう考えた際に、ジーベックが強くご提案しているのが「box」の運用です。
セキュアなオンライン・ドキュメント管理システムである「box」は、米・英両政府が公式運用を認めたシステム。格納したファイルが「いつ」「誰に」よって使用されたのかなどをすべてログとして保存することができる安心仕様。当然、漏えいや誤って削除した場合への備えも十分備わっています。
こうした「box」、もうひとつ大きな魅力が備わっています。それは「エコシステム」の豊富さです。
「box」は他のクラウド型データ共有システムとは異なるドキュメント・マネジメント・システム。データ共有はもちろんのこと、「box」を介してさまざまな企業が提供するアプリケーションを効率利用することができるのです。この「エコシステム」を使うことで、電子署名に求められるすべてのポイントをクリアすることができるのです。
その一例が「パソコン決済Cloud」や「ドキュサイン」、「クラウドサイン」といったサービスです。
これらを利用することで適正な決済フローやシリアル化といった仕組みは十分に担保可能。「box」とエコシステムを利用することができれば、テレワーク中に決済のためにわざわざ出社する必要は一切なくなるというわけです。
当然、「社内文書の利用」についても、電子化したデータを「box」に格納しておけば、場所・デバイスを問うことなく社外からの利用が可能。これでテレワーク中の出社に関する二大原因を一気に解消することができるのです。
テレワークは、社外（＝皆さま個人レベルの）環境でビジネスの情報を取り扱うという、非常にデリケートな環境です。
そのなかで「決済」や社外持ち出しができないような重要書類を扱うためには、やはり安心できる環境づくりが必要だと考えます。
いま、緊急事態宣言が解除になる県が増え、「アフターコロナ」に対する備えを具体的に進めていくフェーズに突入したと言えるでしょう。
もう、もとの生活様式には戻れない。そんな声が高まる今だからこそ、テレワークを含めた新たなビジネス環境を検討していくべきだと考えます。その際の候補のひとつとして「box」と「電子化」は非常に有効な環境だと言えるのです。
ジーベックはこれまで「box」の正規Authorized Partnerとしてたくさんの企業さまに「box」とその運用についてご提案してまいりました。「box」が持つ様々な特性と関連ソリューションを駆使し、皆さまの企業課題解決策をご提案いたします。
また、社内に蓄積された紙文書の電子化についても専門性をもった企業として、各種サービスを展開しております。ジーベックの「ドキュメント電子化ソリューション」につきましてはこちらをご覧ください。
「電子化」「box」の詳しい資料をご用意しています
私たちジーベック株式会社は、皆さまの企業課題を解決する企業として、「電子化」と「box」を広くご提案しています。詳しくは下記バナーをクリックし、ジーベックにお問い合わせください。
