アフターコロナを視野に! 加速するペーパーレス環境化

アフターコロナ

会社に行かなくていいならそのほうが良い!?

新型コロナウイルス×テレワーク。「もう聞き飽きたー」という方も多いかもしれません。緊急事態宣言解除後は「もう禁止したよ」という企業も増えてきました。それでも、テレワークは新しい勤務の仕方のひとつとして次第に定着してきているようです。

勤務する社員にとっては、毎日の通勤の疲労は気が重い問題。こうした問題が軽減できるだけでも、テレワークはまさに『ありコレ!』なのかもしれません。

あとは、社内にある業務文書に外出先からアクセスできれば理想的ですね。

よく考えてみると、この「社内の文書に外出先からアクセス」は、別にテレワークに限った環境ではありません。業務書類をクラウドに上げておき、外出先からモバイルでアクセス。これが実現できれば業務効率やフットワークは大幅に向上します。これだけクラウドが一般化しているのですから、多くの会社は次第にこうしたクラウド運用体制に移行していくことでしょう。

そうなるとしたら、課題はやはり「紙文書のデータ化」ということになります。

今後、多くの企業はこの「紙文書のデータ化」という課題に直面することになるでしょう。

 

 

そこで検討される社内スキャニング

契約書や設計図、その他会社に蓄積された紙文書。

こうした文書をクラウド上で共有・運用するためには、紙からデータへと変換する作業が必要です。

つまり、「紙文書の電子化」です。

基本的に「電子化」といえばjpgやPDFといった画像データに変換することをいいます。一般には「スキャニング」と呼ばれる作業です。社内にある複合機やスキャナで紙文書をPCなどに取り込むアレです。

紙文書を画像データ化することができれば、クラウド経由で簡単に共有することが可能です。

そこでよく出るのが「社内でスキャニングしちゃおう!」というアイディアです。

スキャニングといわれると、皆さんは「複合機でガガー」という情景を思い浮かべると思われます。

たしかにそのイメージであっています。

でも、一般に「社内で!」と言いはじめる皆さんは「その先」を詳細に想像していないことがほとんどです。

1枚の文書スキャニングにどれだけの時間がかかりますか?

社内にある文書の枚数はどれだけですか?

丁合(ホチキスドメなど)がされている場合はどうしますか?

そして、スキャニングしたデータはどうまとめ、どう保存しますか?

膨大な文書。スキャニング漏れがあったらどうしますか?

こうした詳細なシミュレーションをしていくと、見えてくるのは膨大な作業量。社内でやろうとするなら……通常業務に大きな支障をもたらすほどの労力過多になるでしょう。

 

 

それでも実際にやってみたら、致命的だった

それでも「社内で」という声はなかなか消えないもの。自分たちでできることはコストをかけずに。そう考えるのは当たり前です。

では、労力過多を押してでも社内でスキャニングしたらどうなるでしょう。

ここで、実際にスキャニングしたデータで検証してみましょう。

一般的に、複合機などでスキャニングしたデータは、紙文書に記載されたものを光学的に撮影した画像データです。そう。単なる画像。そこに意味はなく、ただ「絵」があるだけなのです。

また、スキャニングで生成されたデータのファイル名は、基本的には英数文字列です。

光学的な画像や数字は、元々の紙文書に記載されている情報や日本語とはまったく無関係。

つまり、「このデータがほしい」と思ったときに、必要なファイルを検索することができないのです。

OCRという選択肢も検討できますが、一般企業にある複合機やコピー機によるOCRの精度はまだまだ十分とは言えないレベル。あまり実用性に富むとは言えないのです。

結果として、膨大な労力を投下しても「検索できない」という結果が残るのです。これは運用データとしては致命的と言わざるを得ません。

実はこうした「検索できない」という状況は、スキャニングを外注した際にも頻発する問題です。一般的スキャニングサービスは、単純に画像データ化するだけのサービス。上がってきたデータを見て呆然とする……という事例があとを絶たないのです。

これではビジネスに適しているとは言えないのです。

 

 

ビジネスの即戦力になる「電子化」

結論から言うと、一般的にイメージされる「スキャニング」ではビジネスには「使えない」と思ったほうが良いと考えられます。

もし、本当にビジネスシーンで運用可能な電子化を行うなら、やはりその道のプロによるデータ化を選択すべきでしょう。

ここからは一般的な「スキャニング」を明確に分けるため、プロによるデータ化を「電子化」と呼ぶことにします。

端的に言うなら、プロによる「電子化」は、運用に必要な「検索」のための情報付与などをすべて想定した作業を行うことができます。また、膨大な紙文書に対しても技術論的アプローチが可能。どのような手順で、どのように作業をすすめるべきかというプランニングを行うこともできます。クラウドに乗せるなら。データ共有するのなら。そして安全・安心に使うなら。そうした運用面でも止められる配慮を計算した上で作業することができるのがプロ。そしてプロによる「電子化」なのです。

そして、プロによる「電子化」には、クラウドで共有・運用するために必要な仕様が整っているのです。

たとえば契約書や仕様書、設計図面など。社内に保存されている膨大な紙文書を、こうした最適仕様で電子データ化できれば、最適なテレワーク環境を整えることができるのです。

 

 

ジーベックの「ドキュメントスキャニングソリューション」

私どもジーベック株式会社は、紙文書(ドキュメント)電子化の専門業者です。ジーベックが提供する「ドキュメントスキャニングソリューション」は、一般的なスキャニングでは実現できない検索にも対応。クラウドによるデータ共有に対しても最適な仕様での電子化を提供いたします。

会社のなかに蓄積されている紙文書は、膨大な量に加えてサイズもバラバラ。こうした紙文書の仕様差異にも対応することができます。

特に、一般的な複合機などでは対応できない建築図面など大判の紙文書にも対応可能。また、皆さんの会社内で電子化作業を行うなど、さまざまな条件にも対応することができます。

こうした最適仕様でデータ共有を行うことができれば、アフターコロナの世界に求められる理想的なテレワーク環境を構築することができるのです。

 

 

最適な電子化データを最適なプラットフォームで管理

ジーベックの「ドキュメントスキャニングソリューション」で作成した電子化データ。これらを安全・安心に共有・管理するプラットフォームの準備をしてこそ、はじめて理想的な環境が整ったということができます。適切なセキュリティとアクセス権限管理。このふたつが整っていなければ、社外からのアクセスは非常に危険と言わざるを得ません。

ジーベックでは電子化データの運用をご提案する際、かならず「box」をご提案しています。

「box」は一般的なクラウド型データ共有サービスとは異なり、アクセス権限の設定やアクセスログがしっかりと管理できる「コンテンツ・マネジメント・プラットフォーム」です。ジーベックではこの「box」を用いたコンテンツ・マネジメントサービスも合わせて提供することが可能。皆さんのビジネスの即戦力として活用できる体制の構築ができるのです。

アフターコロナ社会でのテレワークや社外勤務の在り方を整えるためには、①社内の紙文書の電子化、②テレワークプラットフォームの選定、③共有コンテンツのマネジメントの3つを俯瞰し、トータルプランニングするノウハウが必要なのです。

 

 

結論:「自分たちでやる」は「やれない」

いかがでしたでしょうか。いま、多くの企業がテレワークやアフターコロナの勤務方法について検討するべき時を迎えています。その環境を検討するためには、電子化とそのプランニング、そして運用のためのプラットフォームなどに関する幅広い知識と経験が必要になります。

「自分でやる」は多くの遠回りを生み、多くの資金を無駄にすることになりかねません。

ジーベックのように「電子化」やコンテンツ・マネジメントの専門業者が培ってきた経験と知識は、皆さんの業務とクラウド環境を円滑に結びつけるために不可欠なノウハウの塊なのです。

日々の業務を止めず、無駄な労力とコストをかけることなく、最適な条件を最短で実現するために。「自分たちで」の前に、ぜひ一度プロに相談することをお勧めします。

私どもジーベックも、電子化とboxのプロとして、皆さんの新しい業務環境のご提案を行っております。もし、皆さんの会社に新しい勤務環境導入をご検討なら、ぜひ一度ジーベックにご相談ください。