再開第一弾は「電帳法改正」について
皆さん、お久しぶりです。これまで媒体のパワーアップのためちょっとお休みしていた『ありコレ！』ですが、やっと皆さんのもとに戻ってきました！ これからも企業の悩みを解決するヒントとなる情報をどんどんシェアしていきますので、また『ありコレ！』をよろしくお願いいたします。
さて、再開第1回目の今回のテーマは「電子帳簿法改正」について。
2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法（電帳法）」。これによって企業にどんな変化が求められるのかを改めて整理してみたいと思います。
「え、今さらかよ」というなかれ。
今回の電帳法改正。実は、きちんと対応すれば企業にとって大きなメリットを生み出すかもしれないのです。
また、施行から5ヵ月が経過しようとしている今日、ようやく見えてきた「落とし穴」についても分かってきました。
こうした「今」だからわかる情報も含めて、「改正電子帳簿保存法改正」のアレコレをご紹介していきます。
そもそも「電子帳簿保存法改正」で何が変わる？
「電帳法」が改正されることで、一体何が変わるのか。改めて整理してみましょう。
「電帳法」は文字通り「電子帳簿保存」に関する法律。いままで紙で保存するしかなかった領収書や請求書などを、電子ファイルで保存することができるようにするための基準となる法律です。今回の改正では、各帳簿書類をどのように取り扱うのかが明確化されました。
今回の改正で何が変わったのか。
簡単に言うなら「電子帳簿について寛容になった」のひと言に尽きるでしょう。
実は2005年から帳簿の電子保存制度自体は存在していました。でも、その基準が非常に高度で実際に一般の企業が運用するにはハードルが高すぎたのです。例えば固定スキャナのみ認めるとか、税務署長の事前承認確保が必須とか。正直なところ「こんな制度使えるかー！」と叫んだ経理担当者も多かったのではないでしょうか。
こうした状況を抜本的に改善し、実働に耐えうるよう整備したのが今回の改正というわけです。
今回の改正では以下の点が大幅に緩和・改善されました。
これまでの条件緩和で認められてきたスマホでの撮影画像の利用などに加え、こうした条件の大幅改善が行われたことで、やっと一般社会での運用に耐えうる制度となったといえるでしょう。
システム選定の要点
こうなると「じゃあウチも」と、多くの企業が第一歩を踏み出そうとします。いわゆるDX（デジタルトランスフォーメーション）です。
でも、あまりITに詳しくない企業では誤解が多発。実際に「とりあえずPDF化しとけばいいんだろう」という誤った認識で書類を作成し、税理士が頭を抱えるといった事例も少なくないようです。
そこでまず考えなければならないのが「新しい経理システムの導入」です。
先ほど整理した「電帳法改正のポイント」は、そのまま「改正後に求められる経理システムの要件」と考えて差し支えありません。
特に重要なのが③〜④について。これらの意味正しく理解することで、導入すべき「新しい経理システム」に求められる機能が見えてきます。現場で実務を担う皆さんは、次に紹介する３つの条件がきちんと担保されているかどうかを確認し、導入するシステムを選ばなければなりません。
訂正・削除履歴→真実性の担保
考えるべき要素は以下の２点。
- 「訂正・削除内容の確認が可能か」
- 「2つの帳簿が転機などによって関連する場合、その関連性を担保・確認できるか」
つまり、新しい経理システムには「バージョン管理機能」と「連結・転機機能」が完備されていなければなりません。
データと紙原本の突き合わせ確認不要→常時閲覧・開示性能担保
「突き合わせ確認が不要」ということは、適当に作って良いという意味ではありません。紙で書類を作らなくなることを前提に、データ＝原本としての正しさを担保しなければならないという意味です。また、同時にその正しさを「誰でも、いつでも」確認できるよう常時閲覧と内容開示が可能な状態を担保しなければならないという意味です。
適正な検索機能担保→日付・金額・相手方での組み合わせ検索担保
これは可視性の担保として通らえるべき条件です。ディスプレイなどでの目視確認可能を前提に、経理情報の要である日付・金額・相手方の情報で検索を行い、確実に情報を確認できる機能が必須となります。
そして、もうひとつの重要なポイント
ここまで電帳法改正後に求められる企業のDXに必要な新経理システムの条件についてご説明してきました。
さて、ここからが今回のお話の肝になります。
ここまでお話してきた新システムについて。実は、選ぶ方法はそう難しくありません。
ぶっちゃけて言うなら、「2022年電帳法改正に対応！」といった謳い文句があるシステムなら、基本的にはどれを使っても問題ないはずなのです。だって、日本のディベロッパーは非常にゆうしゅうですからね！ 政府がもとめる要件はきちんとクリアしてきているはずなのです。
しかし、それはあくまでも「経理システムは」のはなし。
私たちはこれまで多くの企業のDX改革を支援してきたプロとして、多くの企業が見落としてしまっているひとつのシステム選定条件をここで明らかにしたいと思います。
それが「作ったデータをどこに保存するか」です。
現在提供されている多くの経理システムは、確かに改正電帳法に対応しています。しかし、その蓋を開けてみると、提供会社ごとに独自のクラウドを設けておりそこに保存させる仕組みになっていることが多くあります。現在、多くの企業ではクラウドを活用していると思われます。そうした社用クラウドの他に、また別のクラウドを有償使用しなければならなくなる恐れがあるのです。
そうなると、この新しいクラウドの安全性や費用についての検討が増えたり、結果的に手間とコストが増加してしまいかねないのです。
そうした課題を解決する方法としておすすめなのが、「保存先からシステムを選ぶ」というスキームです。要は「全社員にクラウドを提供し、そのなかで経理システムも一緒に動かせば費用も手間も削減可能」ということ。これを実現できるのが、ジーベックがおすすめするクラウド型ドキュメントマネジメントシステム「box」です。
「box」なら企業のすべてを連携できる！
DXのプロであるジーベックが、なぜboxをおすすめするか。その第一の理由がこれです。
企業のすべてを連携できる。
この事実は、企業にとって大きな意味がある重要なポイントです。
「box」はアメリカやイギリスの各政府が正式採用する超高度セキュリティ環境下にあるクラウド型の文書マネジメントシステム。社員が社用データをやり取りする「社用共有サーバ」としてはこれ以上ない安全なシステムであると言えます。
この安全性に加え、「box」ではMicrosoftやGoogleが提供している一般的なオフィスアプリをまるごと連携可能。WordやExcelのようなビジネスアプリも、電子署名も、「box」を通して「boxのなか」で運用することが可能なのです。社員分のアプリを用意する必要はもう一切ないのです。
社員が利用するアプリも、ファイル共有も、すべて「box」を中心に効率化することができるのです。
また、連携方法はビジネスアプリだけでなく、経理システムにも適用されます。「box」には数多くの連携認定された経理システムが存在しています。このなかから新しい経理システムを選択することで、皆さんの企業の経理情報を安全かつ最適な形で保存することが可能なのです。こうすることで先程整理した条件のすべてが担保可能。「box」なら格納された全ファイルの変更履歴もまるごと確認することができるので、経理システムにも最適なのです。
従来の「経理システムを選ぶ」という考え方を捨て、「企業のすべてを連携する」という発想にシフトすること。
そうすることで、企業は全社的なDXを実現することができるのです。
「box」と連携システムならジーベックにご相談ください
今回の「電帳法改正」は、企業にとって「単なる経理方法の変更機会」ではありません。
皆さんの企業が、今後の10年間を安心・安全に、そして効率的に営業していくために必須となるデジタル化・ペーパーレス化を実現する最大の転機であると捉えるべきものなのです。
現在の日本には、まだまだクラウドをはじめとするITやIoT分野に抵抗感を感じている企業が少なくありません。しかし、時代と社会は確実にそちらに向かって進んでいるのです。
私たちジーベックは、こうした「企業にとっての進化タイミング」を失うことなく、大きな進化を遂げられるよう、最善のご提案をしていきたいと考えています。
もし、これから会社の経理システムを変更する可能性があるなら、どうかシステムから選ぶのではなく、「保存先」や「全社のDX化」という発想での選択を。これがDXの現場を担う私たちからのご提案です。
そして、もし今回ご紹介した「box」について興味をお持ちになったなら、ぜひ以下からジーベックにお問い合わせください。
電帳法改正にとどまることなく、皆さんの企業のDX化について、必要な仕様から設計・提案させていただきます。皆さんからのお問い合わせを心からお待ちしております。
