新型コロナウイルスがもたらした変化
2020年。今年、私たちはいままでに体験したことない大きな脅威と向き合うことになりました。新型コロナウイルス（SARS-Co-V-2）です。この未知のウイルスがもたらす感染症、「新型コロナウイルス感染症（COVID-19）」は、私たちの毎日に大きな変化をもたらしました。
人に会えない。外に出られない。買い物すら危険。
いまだ全容が見えない未知のウイルスによる感染症に対し、ビジネスの現場も大きく変化せざるを得ませんでした。
その大きな変化のひとつが「テレワーク」。インターネット等の情報通信技術を活用して実現する「場所や時間に縛られない柔軟な働き方」の実践です。
日本ではこれまで政府主導で「働き方改革」が奨励され、いままでとは異なった働き方に注目が集まってきました。その新しい働き方のひとつとして提唱されてきたのが「テレワーク」です。
これまで、日本では企業統治やコミュニケーション効率の観点から、従業員は会社に出社し同一の空間で業務に臨むことが好ましいと考えられてきました。
しかし、今回の新型コロナウイルス感染症の現実的驚異が「出社しない働き方」という不可避の変化を生み出したのです。
一般的に普及した「テレワーク環境」
新型コロナウイルス感染症の拡大で一気に市民権を得た「テレワーク」。感染拡大防止の観点から、なかなか外出が難しい現在「テレワーク＝在宅勤務」という認識が一般化。多くの方々が「テレワーク環境」として次の3要素を整えるようになりました。
一般化した「テレワーク環境」
- インターネット回線
- 通信機器（PCやモバイルツール）
- 遠隔会議（Web会議）システム
インターネット回線やパソコンなどの通信機器は、現在の基本インフラのようなもの。一般家庭の環境でも、回線速度や容量の担保はできています。もちろんパソコンなども社用・私用を問わなければ、日常生活の段階でそれなりに準備できているものです。
そうなると、課題は「動画会議システム」です。
これまでコミュニケーションなどの観点から重視されてきた対面型のコミュニケーション。その延長線上で「対面・対話」を実現するシステムです。
このシステムを導入し「対面・対話」ができる環境。こうした環境が「テレワーク環境」として理解されるようになっています。
しかし、本当にそれだけで「テレワーク環境」といえるのでしょうか。
現在、私たちは新型コロナウイルス感染症に対抗するため、緊急措置的に「テレワーク」を行っています。このため、多くの職場では「とりあえず環境を整えて仕事を行う」ことが求められています。
ですが、こうした急造仕様の環境では、時間が経過するほどリスクも大きくなっていくものです。
新型コロナウイルスによる緊急事態宣言から1ヵ月以上が経過した現在。そろそろ「本当のテレワーク環境」について改めて考えてみる必要がありそうです。
「本物のテレワーク環境」に必要な4要素
では、改めて「本物のテレワーク環境」とは、一体どのようなものなのでしょうか。
これまで“DEFENITIVE SOLUTION COMPANY（ディフィニティブ・ソリューション・カンパニー）”として多くの企業様に「テレワーク環境」の構築サポートを行ってきたジーベックでは「本物のテレワーク環境」を以下のように定義しています。
ジーベックが提唱する「本物のテレワーク環境」
- 労務管理対策ができる環境
- 安全なデータ共有ができる環境
- 従業員のヒューマンエラーに対応できる環境
- 決済フローに対応できる環境
先に述べた『一般化した「テレワーク環境」』については、すでに一般家庭のインターネット環境や多くのWebサービスによって解決されている問題であり、特に意識するべき課題はないと考えられます。
それよりもまず、企業として、また業務環境を整備する担当者として意識すべきは、ここで述べる4つの環境に他なりません。
１．労務管理対策ができる環境
労使関係において、労務管理は重要な業務のひとつです。「テレワーク」を行う場合でも例外ではありません。きちんと労働時間を把握し、残業などが生じないよう対策を取らなければなりません。
特に「テレワーク」の場合、自宅での業務になるため労働時間が不規則になりがちです。企業によって管理の精度はまちまちですが、社員が業務に当てている時間を管理できることに越したことはありません。現在展開されているWebサービスの中には、ログイン・ログアウトの状況から従業員の動向を秒単位で計測するようなツールも存在します。ですが、こうした締め付けは人間的労働環境の喪失につながり、労働意欲を低下させることに繋がりかねません。
また、労働災害や人事評価に関する管理に寄与できる環境構築も必要ですが、在宅勤務である以上、厳密な統制管理は不可能であると考えられます。在宅＝家族（特にお子さんなど）との共同環境であることを考慮にいれ、適度な状況把握ができる環境が望ましいと考えられます。
| 労働時間管理 | 以下の労働時間管理方法に対応できることが望ましい。
|
| 労働災害管理 | 業務上記陰性、業務遂行性要件が確認できる環境 |
| 評価制度 | 基本勤務環境が在宅となる場合の評価に寄与できる環境 |
2.安全なデータ共有ができる環境
在宅で仕事をする場合、会社全体で統制すべきシステムがあります。それが「データ共有」に関するシステムです。
データ共有が必要になるのは主に次の3通りの場合に大別できます。
- テレワーカーが作成したデータを共有する場合
- 必要なデータをお客様に提供する場合
- 会社にある紙文書の閲覧・利用が必要になった場合
①・②については、クラウド型データ共有サービスの利用という方法がすぐに発想されます。
しかしここで注意しなければならないのが「安全な」という部分です。不正アクセスや情報漏えいの防止を念頭に適正なサービスを選定しなければなりません。
また、③はまた別の発想が必要です。クラウドサービスを利用するだけでは、会社にある紙文書を閲覧・利用することはできません。紙文書をどうにかしてデータ化しなければなりません。
3.従業員のヒューマンエラーに対応できる環境
ヒューマンエラーは誰にでも起こり得るものです。特に、業務環境が大きく変わる「テレワーク」では、その確率は飛躍的に高まります。単純なもので言えば、お客様に提供するファイルの誤送信など。些細な失敗から大きなトラブルまで、人的要因によって発生するトラブルが数多く想定できるのです。
こうしたヒューマンエラーやトラブルに対しての備えも「テレワーク」に必要な環境ということができます。
4.決済フローに対応できる環境
「テレワーク」が話題になり始めた頃、話題になったのが「決済」です。決済印を巡って、押す側の上司と貰う側の社員が会社に出勤しなければならないという状況が多発しました。それほどまでに日本のビジネスシーンでは「印鑑」が重要な要素だったのです。
こうした決済フローも、上司・部下双方が自宅にいながらストレスなく実現できる環境が必要になります。
ジーベックがご提案する最適環境構築
これまでご覧いただいた内容。実はこれ、私たちジーベックが「本物のテレワーク環境」を構築する際に留意するポイントなのです。
私たちジーベックが「本物のテレワーク環境」の最適解としてご提案しているのが「電子化＋box」を基本とした環境です。
単なるスキャンと次元が違う「電子化」
「電子化」とは紙文書（ドキュメント）の電子化のこと。単純なスキャニングではなく、ジーベックが得意とする「電子化」です。一般的なスキャニング（電子画像化）は検索する情報を付与できないため、実際的な運用には耐えられません。一方ジーベックの電子化なら、ご指定の検索情報を付与することが可能です。この違いはファイルが多くなるほど発揮されます。たとえば社内に蓄積された契約書。これらを単純にスキャンしたとします。ファイル名は複数桁の英数文字列になるでしょう。この文字列では、必要なファイルを探し出すことはできません。
ジーベックではこうした課題を解決するため、電子化の際に適切な検索属性を付与。電子化作業にも専門企業としての技術を駆使し、適切な作業プランを構築し、紙文書を電子化することが可能なのです。
「テレワーク」でジーベックの「電子化」を利用するメリット
- 会社に保管されている紙文書も自宅から閲覧・利用可能に！
- 社屋スペースの省スペース化を実現！
- 新型コロナ終息後も出先から書類にアクセス可能！
- スマホ、タブレットなどからもアクセス可能！
つまり、電子化は「テレワーク」の業務効率をアップさせるとともに、アフターコロナを迎えた際の新しい業務環境としてもメリットが多く得られる施策なのです。クラウドが普及した今日、従業員は私生活でもスマホやタブレットを活用し、いつでもどこでも好きなデータにアクセスする生活を送っています。こうした自由度を業務上でも実現するための基礎施策となるのが、この「電子化」なのです。「テレワーク」はもちろん、今後のWeb環境をさらに有効利用する業務スタイルを実現するなら、やはり「電子化」は不可欠であると断言できるのです。
ジーベックでは専門業者として蓄積してきた技術や知見をもとに、独自の「電子化メソッド」を確立しています。社外への持ち出し禁止となっている重要書類などに対する現場作業（オンサイト）スキャニングにも対応する体制も完備。適切な「電子化」をご提供することが可能なのです。
「box」は安心・安全の文書管理プラットフォーム
この「電子化」にともにおすすめしているのが「box」の導入です。
「box」は非常にメジャーなクラウド・サービス。その高度なセキュリティ性から米・英両国政府が公式に採用するなど、非常に信頼性の高いサービスです。
この「box」、「Dropbox」などを始めとするクラウド型ファイル共有サービスと比較されることが非常に多いシステムです。
しかし、その実態は似て非なるものだと断言できます。
一般に、クラウド型ファイル共有サービスはデバイスを超えたデータ共有機能をウリにしています。しかし、「box」とってはこうした要素は「いわずもがな」の大前提。「安心」「安全」「即時」「多デバイス対応」は、ビジネスに対して当然備えておくべき機能として整備されているのです。
では、「box」の主機能とはなにか。
それはまさに「コンテンツ・マネジメント」に他なりません。
誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたのか。
誰がどのファイルにアクセスできるのか。
こうした情報をつぶさに把握することができるのです。
「テレワーク」という業務環境は、管理する側からすれば非常に「目が届かない環境」であると言えます。これは情報管理の分野からも同様で、非常に管理しにくいものなのです。しかし「box」の基本機能であるアクセス権限設定やアクセスログ管理機能を活用すれば、こうした課題を一気に解消できるのです。
安全かつ即時性の高いデータ共有環境下で、こうした細やかなコンテンツ管理を行うことができること。それが「box」の真価であると言うことができるのです。
「box」は労務管理にも寄与
「box」には“エコシステム連携”とよばれるサービスがあります。Webサービスやアプリを提供するたくさんの企業が、ドキュメント・プラットフォームとして高次にある「box」を通して自社サービスを提供する仕組みのこと。ユーザは膨大なエコシステムのなかから、自分たちの企業課題に即したサービスを選び、「box」と連携した仕組みとして利用することができるのです。
この“エコシステム連携”で利用することができるサービスには、当然労務管理システムも存在しています。
たとえばWebブラウザなどを通して利用する勤怠管理システム。インターネットを通して出勤（＝業務開始）時間と退勤（＝業務終了）時間を打刻し、そのデータを「box」に蓄積していくことが可能です。
通常はこうしたシステムをご提案する場合、「ペーパーレス化」や「省コスト化」をメインに訴求するのですが……この「テレワーク」環境下では別のメリットにフォーカスせざるを得ないのです。
そう。「テレワーク」における勤務時間管理です。
インターネットを通して行う「テレワーク」。同じくインターネットを利用し「box」にデータを蓄積していく労務管理システムなら、相性は抜群です。
もちろん、管理できるのは勤務時間だけではありません。社員の人事情報管理やシフト管理、電子稟議申請なども実現し、同様に情報を「box」に集積していくことができるものも存在します。
労務管理をはじめ、さまざまなシステムと連携し、業務の効率化を実現できること。これもまた「box」の大きな導入メリットのひとつなのです。
「box」×労務管理サービス
※クリックすると複数の「box」×アプリ事例がご覧いただけます。
「box」なら決済もスムーズ
もうひとつ。
“エコシステム連携”を活用することで「テレワーク」の大きな課題を解決することができます。
それが「決済・承認フローの電子化」です。「box」には“エコシステム連携”で利用できる電子署名ソリューションが多数存在するのです。これらのシステムを活用することで、テレワークの話題として注目された「印鑑のための出社」をすべて解消することが可能です。
こうしたシステムは「テレワーク」はもちろん、アフターコロナでの新しい決済フローとして継続利用が可能。決済印をもらうためにわざわざ紙に印刷し、共有・保存のためにまたスキャンして……といった無駄を一掃することができます。こうした合理的フロー構築を実現できるのも「box」ならではのメリットと言えるでしょう。
「box」と連携できる決済・承認関連サービス
※他にも多数のサービスがあります。
ジーベックは「box」の正規Authorized Partner。「box」が持つ様々な特性と関連ソリューションを駆使し、皆さまの企業課題解決策をご提案いたします。
「電子化」「box」の詳しい資料をご用意しています
私たちジーベック株式会社は、皆さまの企業課題を解決する企業として、「電子化」と「box」を広くご提案しています。詳しくは下記バナーをクリックし、ジーベックにお問い合わせください。
